Proces tłumaczeniowy w przedsiębiorstwie: 5 najczęstszych problemów i sposoby ich rozwiązania

Procesy tłumaczeniowe w przedsiębiorstwie nie mają ustalonego terminu zakończenia. Tworzysz treść, zlecasz jej tłumaczenie, publikujesz w kilku językach i wydaje ci się, że możesz zająć się czymś innym. Jednak potem zmienia się strona produktu lub rusza nowa kampania i cały proces się powtarza.

Kiedy pracujesz na wielu rynkach międzynarodowych, z wieloma interesariuszami i w wielu lokalizacjach, takie powtórzenia szybko się kumulują. Osoby kierujące działami marketingu lub lokalizacji dobrze znają te trudności: ręczne wklejanie tłumaczeń do systemu CMS, czekanie na programistów w przypadku drobnych aktualizacji czy tworzenie stron w językach, których nie znają.

W tym wpisie dowiesz się, co prawdziwe firmy mówią o tym, na co poświęcają czas i dlaczego „szybkie rozwiązania” nie sprawdzają się. Dowiesz się również, z czego warto skorzystać zamiast tego, aby usprawnić i uprościć proces tłumaczenia.

Gdzie prawdziwe zespoły pokazują nam, gdzie zawodzi ręczny proces tłumaczenia

Ręczne, oparte na plikach procesy, powolne narzędzia i ukryte koszty powodują stratę czasu, którego zespoły w przedsiębiorstwach po prostu nie mają. Dlatego sięgają po systemy oparte na sztucznej inteligencji i mają nadzieję, że większa automatyzacja rozwiąże ten problem.

Jednak samo przyspieszenie tłumaczenia nie wystarczy, by naprawić wadliwe procesy.

Oto, co prawdziwe zespoły opowiedziały nam o swoich wadliwych strukturach, zanim zmieniły sposób działania.

1. Pliki typu „tam i z powrotem”

Klasyczny proces (eksport treści, przesłanie jej do tłumacza lub agencji, oczekiwanie, weryfikacja i publikacja) zajmuje dużo czasu. Następnie trzeba to wszystko powtórzyć dla każdego nowego języka, aktualizacji lub zmiany.

Jedna z drużyn tak opisała środkową część pętli:

„Ręczne przetwarzanie to koszmar. Wysyłaliśmy tekst do tłumacza, on nam go odsyłał, my sprawdzaliśmy jakość tłumaczenia, a potem mój szef i ja ręcznie kopiowaliśmy i wklejaliśmy każdy najmniejszy fragment. To trwało wieki.”

Warto zauważyć, że samo tłumaczenie nie stanowi tutaj problemu. Jak ujął to inny zespół: „Problem polega na umieszczeniu tłumaczenia na stronie internetowej”. Każde przekazanie zadania wydłuża czas realizacji, a każda ręczna interwencjastwarza ryzyko popełnienia błędu.

A skala zmian nie ma większego wpływu na poświęcony czas. Jedna z firm zwróciła uwagę, że nawet drobne aktualizacje nadal wymagały zgłoszenia, co było „wciąż dość uciążliwe”.

2. Odtwarzanie stron w poszczególnych językach

Dostosowywanie każdej strony do poszczególnych języków pochłania czas i zasoby zespołów ds. treści i marketingu, zwłaszcza biorąc pod uwagę liczbę witryn i rynków docelowych, z którymi mają do czynienia przedsiębiorstwa. Dodajmy do tego dziewięciu interesariuszy o rozbieżnych opiniach, a prosta premiera zamienia się w szereg równoległych projektów.

Jeden z zespołów podsumował to w czterech słowach: „To po prostu nie jest produktywne”.

Inny zespół tworzył strony w językach, których ich specjalista ds. marketingu nie znał, przez co nie było możliwości przeprowadzenia kontroli jakości. Skutkiem tego była „duża ilość pracy ręcznej, którą chcemy ograniczyć”.

Wiele zespołów polega na współpracownikach znających dany język, często z działów sprzedaży lub inżynierii. Jednak sprawdzanie tekstów „nie należy do ich obowiązków”, więc strony czekają w kolejce, aż ktoś znajdzie na to czas. W rezultacie teksty wyglądają raczej jak dosłowna zamiana językowa, w której pominięto niuanse kulturowe, a nie jak adaptacja dostosowana do lokalnych warunków.

3. Nieaktualne i niekompletne tłumaczenia

Kiedy tempo tłumaczeń nie nadąża za tworzeniem treści źródłowych, użytkownicy trafiają na strony, które są tylko częściowo poprawne lub nieaktualne. Podczas gdy strona w języku podstawowym rozwija się, witryny przeznaczone dla innych rynków pozostają w tyle.

Jak stwierdziła jedna z organizacji:

„W tej chwili połowa treści nie została jeszcze przetłumaczona na wersję angielską”.

To samo dotyczy aspektów związanych z SEO. Meta tytuły, opisy i tagi hreflang muszą być na bieżąco aktualizowane w każdym języku, a jeden z zespołów, który zmienił wtyczkę, odkrył, że jego przetłumaczone strony w ogóle nie były indeksowane.

Niekompletne tłumaczenia mogą również sprawić, że czytelnicy w ogóle nie trafią na Twoją stronę. Z naszych badań wynika, że wyszukiwarki oparte na sztucznej inteligencji preferują wyniki w języku, w którym użytkownik sformułował zapytanie, więc strony nieprzetłumaczone lub nieaktualne są mniej widoczne.

Postawienie wyłącznie na sztuczną inteligencję i zautomatyzowane procesy tłumaczeniowerównież nie jest idealnym rozwiązaniem. W pełni zautomatyzowane narzędzia, pozbawione kontroli jakości, procesu lokalizacji czy etapów weryfikacji, generują strony, które są co prawda przetłumaczone pod względem technicznym, ale nie zawsze są dokładne. Jeden z zespołów wyłączył nawet automatyzację po tym, jak niemieccy klienci zgłosili zastrzeżenia co do jakości tłumaczeń.

4. Zależności deweloperskie

Gdy każde tłumaczenie musi przejść przez ręce programistów, harmonogram publikacji treści staje się uzależniony od najrzadszego zasobu w zespole.

Jeden z zespołów opisał, jak inżynierowie eksportowali klucze tłumaczeniowe i ręcznie wklejali je do kodu. Nazwali to „największym utrapieniem” całej konfiguracji.

Procesy weryfikacji były również niespójne, a tekstom brakowało kontekstu interfejsu użytkownika, przez co weryfikatorzy sprawdzali ciągi znaków, nie wiedząc, gdzie pojawią się one na stronie.

Inna firma stwierdziła, że współpraca z zewnętrznym dostawcą wiąże się z dodatkową pracą programistyczną niezbędną do umieszczenia tłumaczeń na stronie. Nikomu nie przypisano jako głównego zadania wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak wklejanie plików do kodu źródłowego (co za praca by to była!), więc premiery nieuchronnie się opóźniają.

5. Ukryte koszty

Pełny koszt ogromnej liczby tłumaczeń wykonywanych ręcznie rzadko pojawia się na jednej fakturze. Gdy nie ma się wglądu w poszczególne pozycje kosztów, drobne nieefektywności szybko się sumują.

Na przykład zespół zajmujący się tłumaczeniem 29 milionów słów przypisał chaos w organizacji pracy brakowi przejrzystości kosztów:

„Czy używamy tego słowa wielokrotnie, czy też płacimy za to samo słowo raz po raz? Czy nie przepłacamy?”

Chcieli po prostu lepszej jakości za niższą cenę.

Inna organizacja określiła cenę swojej platformy oferującej w 100% tłumaczenia wykonywane przez ludzijako „wysoką”, biorąc pod uwagę czas poświęcony na zebranie szczegółowych informacji, plików i specyfikacji dotyczących zlecenia. Ostatecznie wykorzystała mniej niż połowę tego, za co zapłaciła.

Dlaczego „szybkie rozwiązania” nie działają

Przedsiębiorstwa często uważają, że rozwiązaniem problemu powolnych, ręcznych procesów roboczych jest wtyczka lub wbudowane narzędzie CMS. Jednak te „szybkie rozwiązania” często powodują, że drobne usterki mnożą się na każdej stronie, w każdej wersji językowej i w całej witrynie.

Oto, co prawdziwe zespoły korporacyjne powiedziały nam, że wypróbowały, zanim zaczęły szukać lepszego rozwiązania:

Skuteczny proces tłumaczeniowy wymaga szybkości sztucznej inteligencji oraz możliwości weryfikacji i poprawiania jej wyników.

Jak stworzyć bardziej efektywny proces tłumaczeniowy dzięki Weglot

Włączenie Weglot do procesów biznesowych Twojej firmy pozwala wyeliminować ręczne czynności, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić czas na udoskonalanie tłumaczeń i kontrolowanie treści publikowanych na stronie.

Weźmy na przykład fikcyjną firmę programistyczną, którapublikuje wielojęzyczne treścina stronie marketingowej, w centrum dokumentacji oraz w centrum pomocy w 11 językach. Oto jak wygląda jej proces pracy z wykorzystaniem rozwiązania „ Weglot ”.

Gdy zespół opublikuje stronę poświęconą nowej wersji lub artykuł pomocy technicznej, usługa Weglot wykrywa nową treść i automatycznie ją tłumaczy.

Oznacza to, że zespół nie musi zajmować się eksportowaniem danych, kopiowaniem i wklejaniem ani zgłoszeniami do działu programistów.

Każda strona zaczyna się od tłumaczenia wygenerowanego przez sztuczną inteligencję serwisu Weglot. W przypadku stron, które wymagają lepszego odzwierciedlenia stylu marki, zespół udoskonala je za pomocą generatywnego modelu tłumaczenia opartego na sztucznej inteligencji Weglot , który uczy się na podstawie opisu marki, słownika terminów oraz wcześniejszych zmian.

Następnie zespół wprowadza zmiany w tych elementach, które mają znaczenie (np. w stronach docelowych, które są „zbyt dosłowne” i wymagają bardziej zniuansowanego tonu lub kontekstu zgodnego z wizerunkiem marki).

Terminy związane z markąi nazwy produktów (np. „Flowboard”) należy wprowadzić do słownika terminologicznego tylko raz w celu zapewnienia spójności terminologicznej. Dzięki temu serwis Weglot zawsze tłumaczy materiały pomocnicze i marketingowe w spójny sposób lub pozostawia je bez zmian.

Nasza przykładowa firma dodaje do serwisu Weglot native speakerów z Berlina i Tokio jako członków zespołu, przypisując im role i zadania. Można ich traktować jako „kapitanów językowych”. Sztuczna inteligencja zajmuje się wstępną weryfikacją, więc pracownicy ci sprawdzają wyłącznie przypisane im strony – w kontekście – i poprawiają to, co jest istotne.

To idealnie wpisuje się w ich harmonogram tygodniowy, a nie staje się dla nich drugą pracą.

Ci członkowie zespołu wprowadzają zmiany na liście tłumaczeń lub na stronie Visual Editor. Nikt nie musi ingerować w żadne repozytoria kodu.

Wszystko znajduje się w jednym panelu Weglot , dzięki czemu zespół może wspólnie przeglądać tłumaczenia, metadane SEO i pliki multimedialne. Weglot tłumaczy również metadane SEO i automatycznie dodaje tagi hreflang, więc nikt nie musi zajmować się ich ręczną aktualizacją.

Wreszcie organizacja może kontrolować czas i zasoby poświęcane na różne rodzaje tłumaczeń.

Funkcja „Wykluczenia z tłumaczenia” pozwala zespołowi wskazać konkretne słowa, fragmenty tekstu lub adresy URL (np. fragmenty kodu), które nie powinny być tłumaczone.

WeglotFunkcja zmiennych tłumaczeniowychpozwala kontrolować liczbę słów poprzez łączenie podobnych, powtarzających się ciągów znaków w jeden szablon tłumaczenia, zamiast liczyć każdy z nich jako osobne słowo.

Standardowe strony, takie jak informacje o aktualizacjach czy komunikaty wewnętrzne, mogą zostać przetłumaczone przez sztuczną inteligencję w sposób nieco swobodniejszy. Natomiast strony o dużym znaczeniu, takie jak strony z informacjami prawnymi lub cennikami, trafiają do konkretnego recenzenta lub profesjonalnego tłumacza.

Przykład z życia: Dowiedz się, jak firma NCR z listy Fortune 500 uruchomiła 12 wersji językowych serwisu Webflow w niecały miesiąc, dostosowując jedynie około 40% całej treści.

Jak ocenić własny proces tłumaczeniowy: A Checklist

Nie masz pewności, jak wypada Twoja obecna organizacja zarządzania procesem tłumaczeniowym? Kilka pytań pomoże Ci zidentyfikować największe wąskie gardło.

Na przykład:

• Ile etapów musi przejść strona, zanim zostanie opublikowana?
• Jak długo trwa prosta aktualizacja – od wprowadzenia zmian w tekście źródłowym do opublikowania tłumaczenia?
• Kto może przeprowadzać kontrolę jakości w poszczególnych językach i czy w tym celu muszą opuścić stronę internetową?
• Jaka część Twojej strony jestobecnie nieprzetłumaczonalub nieaktualna?
• Ile płacicie za już wykonane tłumaczenia (tj. te same słowa)?

Załóżmy, że Twoim wąskim gardłem jest wprowadzanie zaktualizowanych tłumaczeń na stronę. Poszukaj funkcji automatycznego wykrywania i synchronizacji treści, dzięki czemu aktualizacje nie będą musiały czekać na eksporty ani zgłoszenia.

A może płacisz więcej, niż byś chciał, za powtarzające się treści? W takim przypadku zapytaj dostawcę, w jaki sposób korzysta z pamięci tłumaczeniowej i za co dokładnie naliczane są opłaty.

Przydatne wskaźniki KPI służące do monitorowania wydajności przepływu pracy to między innymi:

Regularnie sprawdzaj te wskaźniki, aby ocenić ewentualne zmiany w wydajności procesu. Zacznij od kilku, aby nie komplikować sprawy. Na przykład czas realizacji i zakres tłumaczenia to proste wskaźniki pozwalające ocenić, czy sytuacja ulega poprawie.

Stwórz lepszy proces tłumaczeń w przedsiębiorstwie

Zacznij od zidentyfikowania problemów związanych z tłumaczeniem. Wybierz jedną stronę, która została niedawno zmieniona, a następnie prześledź jej historię od edycji w języku źródłowym aż po opublikowaną wersję tłumaczenia. Zanotuj każde przekazanie zadania, kto się tym zajmował i ile czasu to zajęło.

Ten jeden wskaźnik pokaże Ci, czy problemem jest zapewnienie dokładnych tłumaczeń na stronie, kontrola jakości, czy też świadomość tego, za co płacisz. Zazwyczaj potwierdza to również ustalenia prawdziwych zespołów, o których mowa w tym poście: problemem jest proces pracy.

Gdy będziesz gotowy, by zrezygnować z ręcznych czynności, skontaktuj się z naszym zespołem w sprawie rozwiązania „ Weglot ” dla przedsiębiorstw. Pokażemy Ci, jak wygląda usprawniony, zautomatyzowany proces tłumaczenia.