Kurumsal Çeviri İş Akışı: En Önemli 5 Sorun ve Çözümleri

Kurumsal çeviri iş akışlarının bir bitiş tarihi yoktur. İçeriği yazarsınız, çevirisini yaptırırsınız, birkaç dilde yayınlarsınız ve artık bu konuyu geride bırakabileceğinizi düşünürsünüz. Ancak sonra bir ürün sayfası değişir ya da bir kampanya başlatılır ve süreç tekrarlanır.

Birden fazla uluslararası pazar, paydaş ve tesisle çalışırken, bu tür tekrarlanan işlemler hızla birikir. Pazarlama veya yerelleştirme sorumluları bu zorluğu çok iyi bilir: çevirileri CMS adresine elle kopyalamak, küçük güncellemeler için geliştiricilerin işini beklemek ya da konuşamadıkları dillerde sayfalar oluşturmak.

Bu yazıda, zamanın nereye gittiği konusunda gerçek işletmelerin ne dediğini ve “hızlı çözümlerin” neden yetersiz kaldığını öğreneceksiniz. Ayrıca, daha hızlı ve daha basit bir çeviri iş akışı için bunun yerine ne kullanmanız gerektiğini de öğreneceksiniz.

Gerçek Ekiplerin, Manuel Çeviri İş Akışlarının Nerede Tıkandığını Anlattığı Yerler

Manuel, dosya tabanlı iş akışları, yavaş çalışan araçlar ve gizli maliyetler, kurumsal ekiplerin sahip olmadığı zamanı boşa harcıyor. Bu nedenle bu ekipler yapay zeka sistemlerine yöneliyor ve daha fazla otomasyonun bu sorunu çözeceğini umuyor.

Ancak sadece çevirinin daha hızlı olması, aksayan süreçleri düzeltmeye yetmez.

İşte gerçek ekipler, çalışma şekillerini değiştirmeden önce kusurlu yapıları hakkında bize anlattıkları şeyler.

1. İleri-Geri Dosyalar

Klasik süreç (içeriği dışa aktarma, bir çevirmene veya ajansa gönderme, bekleme, gözden geçirme ve yayınlama) oldukça uzun sürer. Ardından her yeni dil, güncelleme veya değişiklik için tüm bu işlemleri yeniden yapmak zorunda kalırsınız.

Bir ekip, döngünün ortasını şu şekilde tanımladı:

“Manuel süreç tam bir kabus. Metni çevirmene gönderirdik, o da geri gönderirdi, biz de kalite kontrolünü yapardık; sonra da patronumla birlikte her küçük ayrıntıyı tek tek elle kopyalayıp yapıştırırdık. Bu iş sonsuza kadar sürerdi.”

Burada dikkat çeken nokta, asıl sorunun çevirinin kendisi olmadığıdır. Başka bir ekibin de belirttiği gibi, “asıl sorun, çeviriyi web sitesine aktarmaktır”. Her devretme işlemi süreyi uzatırken, her manuel müdahalede hata olasılığını artırmaktadır.

Ayrıca, değişikliğin boyutu, harcanan süre açısından pek bir fark yaratmıyor. Bir şirket, küçük güncellemelerin bile bir bilet açılmasını gerektirdiğini ve bunun “yine de biraz zahmetli” olduğunu belirtti.

2. Dillerine Göre Sayfaların Yeniden Oluşturulması

Her sayfayı her dil için ayrı ayrı uyarlamak, özellikle de işletmelerin uğraştığı site sayısı ve hedef pazarların hacmi göz önüne alındığında, içerik ve pazarlama ekiplerinin zamanını ve kaynaklarını tüketir. Buna farklı görüşlere sahip 9 paydaş da eklenince, basit bir lansman, bir dizi paralel geliştirme çalışmasına dönüşür.

Bir ekip bunu 4 kelimeyle özetledi: “Bu hiç verimli değil.”

Başka bir ekip ise, pazarlama uzmanlarının bilmediği dillerde sayfalar hazırlıyordu ve bu sayfaların kalite kontrolünü yapmanın bir yolu yoktu. Sonuç olarak, “azaltmak istediğimiz çok fazla manuel iş” ortaya çıktı.

Birçok ekip, genellikle satış veya mühendislik departmanlarında bulunan, o dili konuşan meslektaşlarına güveniyor. Ancak metinleri gözden geçirmek “onların işi değil”, bu yüzden sayfalar, birisi zaman bulana kadar bekleme listesinde kalıyor. Sonuçta ortaya çıkan metinler, yerelleştirilmiş bir uyarlama olmaktan ziyade, kültürel nüansları gözden kaçıran, kelime kelime dil değiştirme gibi okunuyor.

3. Güncelliğini Yitirmiş ve Kısmi Çeviriler

Çeviri, kaynak içeriğinüretimine ayak uyduramadığında, ziyaretçiler yarı doğru ya da güncelliğini yitirmiş sayfalara yönlendirilir. Ana dilinizdeki siteniz gelişmeye devam ederken, diğer pazarlara yönelik web siteleriniz geride kalır.

Bir kuruluşun paylaştığı gibi:

“Şu anda içeriklerin yarısı, İngilizce sürümümüzde yer alan metinlere çevrilmiş değil.”

Aynı durum SEO katmanı için de geçerlidir. Meta başlıkları, açıklamaları ve hreflang etiketleri her dilde güncel tutulmalıdır; eklentilerini değiştiren bir ekip, çevrilmiş sayfalarının hiç indekslenmediğini fark etmiştir.

Eksik çeviriler, okuyucuların sitenizi hiç bulamamasına da neden olabilir. Araştırmalarımız, yapay zeka tabanlı arama motorlarının kullanıcının sorgu dilinde olan sonuçları ön plana çıkardığını göstermektedir; bu nedenle, çevrilmemiş veya güncel olmayan sayfalar daha az görünür hale gelir.

Yapay zeka ve otomatik çeviri iş akışlarınatamamen yönelmek de kesin bir çözüm değildir. Kalite kontrolleri, yerelleştirme süreci veya gözden geçirme aşamaları içermeyen tam otomatik araçlar, teknik olarak çevrilmiş ancak her zaman doğru olmayan sayfalar üretir. Hatta bir ekip, Alman müşterilerin çeviri kalitesinden şikayet etmesinin ardından otomasyonları devre dışı bıraktı.

4. Geliştirici Bağımlılığı

Her çevirinin geliştiricilerden geçmesi gerektiğinde, içerik takviminiz ekibin en kısıtlı kaynağına bağlı hale gelir.

Bir ekip, mühendislerin çeviri anahtarlarını dışa aktarıp bunları koda elle yapıştırdıklarını anlattı. Buna, tüm kurulum sürecinin “en büyük baş belası” adını verdiler.

İnceleme süreçleri de birbirinden kopuktu; metinlerde kullanıcı arayüzü bağlamı eksik olduğundan, inceleyiciler dizelerin sayfada nerede görüneceğini bilmeden kontrol ediyorlardı.

Başka bir şirket ise, dışarıdan bir hizmet sağlayıcıyla çalışmanın, çevirileri siteye yüklemek için ek geliştirme çalışması gerektirdiğini belirtti. Kimsenin asıl görevi, dosyaları kod tabanına yapıştırmak gibi tekrarlayan işleri yapmak değildir (ne iş ama!), bu yüzden lansmanlar kaçınılmaz olarak erteleniyor.

5. Gizli Maliyetler

Büyük hacimli manuel çevirilerin toplam maliyeti, nadiren tek bir faturada görünür. Her bir maliyet kalemini net bir şekilde göremezseniz, küçük verimsizlikler hızla birikir.

Örneğin, 29 milyon kelimeyi çeviren bir ekip, iş akışındaki karışıklığı maliyet şeffaflığının olmamasına bağladı:

“Aynı kelimeyi tekrar mı kullanıyoruz, yoksa aynı kelime için defalarca para mı ödüyoruz? Fazla mı ödüyoruz?”

Tek istedikleri, daha düşük maliyetle daha iyi kaliteydi.

Başka bir kuruluş ise, %100 insan tarafından yapılan çeviriplatformunun fiyatını “oldukça yüksek” olarak nitelendirdi; iş için gerekli ayrıntıları, dosyaları ve şartnameleri toplamak saatler sürmüştü. Sonuçta, ödedikleri tutarın yarısından azını kullanmış oldular.

“Hızlı Çözümler” Neden İşe Yaramıyor?

Şirketler, yavaş ve manuel iş akışlarının çözümünün bir eklenti ya da yerleşik bir CMS aracı olduğuna inanma eğilimindedir. Ancak bu “hızlı çözümler”, genellikle her sayfada, dilde ve sitede küçük aksaklıkların çoğalmasına neden olur.

İşte gerçek kurumsal ekipler, daha iyi bir çözüm aramaya başlamadan önce neleri denediklerini bize şöyle anlattılar:

Etkili bir çeviri iş akışı, yapay zekanın hızının yanı sıra, çıktısını gözden geçirme ve düzeltme imkânını da gerektirir.

Şununla Daha Etkili Bir Çeviri İş Akışı Nasıl Oluşturulur? Weglot

Bunu Weglot işletmenizin iş akışına eklemek, manuel süreçleri ortadan kaldırır; böylece ekibiniz, çevirileri iyileştirmeye ve yayınlanacak içeriği denetlemeye zaman ayırabilir.

Pazarlama sitesi, dokümantasyon merkezi ve yardım merkezi üzerinden 11 dildeçok dilli içerik yayınlayankurgusal bir yazılım şirketini ele alalım. İşte Weglot ile iş akışının nasıl göründüğü.

Ekip bir sürüm sayfası veya destek makalesi yayınladığında, Weglot yeni içeriği algılar ve otomatik olarak çevirir.

Bu, ekibin veri aktarımlarını, kopyala-yapıştır işlemlerini ve geliştirici biletini atlayacağı anlamına gelir.

Her sayfa, Weglot adresindeki yapay zeka çevirisiyle başlar. Markanın sesini daha fazla yansıtması gereken sayfalar için ekip, marka açıklaması, terimler listesi ve geçmiş düzenlemelerden öğrenen üretken Weglot yapay zeka çeviri modelini kullanarak bu sayfaları iyileştirir.

Ardından ekip, önemli olan kısımları düzenler (örneğin, daha incelikli bir marka üslubu veya bağlam gerektiren “çok kelime anlamına bağlı” açılış sayfaları).

Marka terimlerive ürün adları (örn., “Flowboard”), terminoloji yönetimi amacıyla Sözlüğe tek seferlik olarak eklenir. Böylelikle, Weglot destek ve pazarlama materyallerini her zaman tutarlı bir şekilde çevirir ya da olduğu gibi bırakır.

Örnek şirketimiz, Berlin ve Tokyo’daki ana dilini konuşan kişileri, belirli roller ve atanan görevlerle birlikte Weglot adresine ekip üyeleri olarak ekliyor. Onları “dil kaptanları” olarak düşünün. İlk incelemeyi yapay zeka gerçekleştiriyor; bu nedenle bu çalışanlar, kendilerine atanan sayfaları – bağlam içinde – yalnızca gözden geçiriyor ve önemli olan kısımları düzeltiyor.

Bu, ikinci bir iş haline gelmek yerine haftalık programlarına uyum sağlıyor.

Bu ekip üyeleri, Çeviri Listesi’nde veya Visual Editor adresinde düzenlemeler yapar. Kimsenin kod depolarına dokunmasına gerek yoktur.

Her şey tek bir Weglot kontrol panelinde toplanır; böylece ekip, çevirileri, SEO meta verilerini ve medya dosyalarını birlikte inceleyebilir. Weglot ayrıca SEO meta verilerini çevirir ve hreflang etiketlerini otomatik olarak ekler; böylece kimse bunları elle güncellemek zorunda kalmaz.

Son olarak, kuruluş farklı çeviri türlerine harcanan zamanı ve kaynakları kontrol edebilir.

Çeviri Hariç Tutma özelliği, ekibin çevrilmemesi gereken belirli kelimeleri, blokları veya URL’leri (örneğin, kod parçacıkları) belirlemesine olanak tanır.

Weglot’nin çeviri değişkenleri özelliği, benzer ve tekrarlanan dizeleri her birini yeni bir kelime olarak saymak yerine tek bir şablon çevirisinde birleştirerek kelime sayısını kontrol eder.

Sürüm notları veya şirket içi iletişim gibi rutin sayfalar, yapay zeka çevirisi ile hafif bir düzeltme işleminden geçirilebilir. Hukuki metinler veya fiyatlandırma sayfaları gibi kritik öneme sahip sayfalar ise belirli bir insan denetçiye veya profesyonel çevirmene yönlendirilir.

Gerçek hayattan bir örnek: Fortune 500 şirketi NCR’nin, toplam içeriğin yalnızca yaklaşık %40’ını düzenleyerek bir aydan kısa bir sürede Webflow adresinde 12 dilde hizmet vermeye nasıl başladığını öğrenin.

Kendi Çeviri İş Akışınızı Nasıl Değerlendirirsiniz: Bir Checklist

Mevcut çeviri iş akışı yönetimi düzeninizin ne kadar etkili olduğundan emin değil misiniz? Birkaç soru, en büyük darboğazınızı tam olarak belirlemenize yardımcı olabilir.

Örneğin:

• Bir sayfa yayına girmeden önce kaç aşamadan geçer?
• Kaynak metindeki değişiklikten çevirinin yayınlanmasına kadar basit bir güncelleme ne kadar sürer?
• Her bir dil için kalite kontrolünü kim yapabilir ve bunu yapmak için web sitesinden çıkmaları gerekiyor mu?
• Şu anda sitenizinne kadarlık kısmı çevrilmemişveya güncel değil?
• Daha önce tamamlanmış çeviriler (yani aynı kelimeler) için ne kadar ödeme yapıyorsunuz?

Diyelim ki en büyük engeliniz, güncellenen çevirileri siteye aktarmak. Otomatik içerik algılama ve senkronizasyon özelliklerini arayın; böylece güncellemeler, veri aktarımları veya destek taleplerini beklemek zorunda kalmaz.

Ya da belki de tekrarlanan içerikler için istediğinizden daha fazla ödeme yapıyorsunuzdur. Bu durumda, hizmet sağlayıcınıza çeviri belleğini nasıl kullandıklarını ve tam olarak ne için ücretlendirildiğinizi sorun.

İş akışı performansını izlemek için faydalı KPI’lar şunlardır:

Sürecinizin verimliliğindeki değişiklikleri ölçmek için bu rakamları düzenli olarak kontrol edin. İşleri basit tutmak için başlangıçta birkaç tanesiyle başlayın. Örneğin, işlem süresi ve çeviri kapsamı, işlerin iyileşip iyileşmediğini değerlendirmek için kolay ölçütlerdir.

Daha İyi Bir Kurumsal Çeviri İş Akışı Oluşturun

Öncelikle çeviri sürecindeki sorunlu noktaları belirleyin. Yakın zamanda güncellenen bir sayfa seçin ve bu sayfanın kaynak düzenlemesinden yayına alınan çevirisine kadar olan süreci takip edin. Her bir aşamayı, kimlerin müdahale ettiğini ve ne kadar sürdüğünü not alın.

Bu tek bir inceleme, sorunun siteye doğru çeviriler eklemek, kaliteyi kontrol etmek mi yoksa ne için ödeme yaptığınızı bilmek mi olduğunu size gösterecektir. Ve genellikle bu yazıda alıntılanan gerçek ekiplerin tespit ettiklerini doğrular: sorun iş akışındadır.

Manuel adımlardan kurtulmaya hazır olduğunuzda, Kurumsal Weglot hakkında ekibimizle görüşün. Size daha iyi bir otomatik çeviri sürecinin nasıl olacağını adım adım anlatacağız.