Comment mettre en place un processus de traduction de sites web pour une petite équipe

Ajouter une nouvelle langue à votre site web peut sembler être une solution rapide, surtout lorsque vous utilisez Weglot. Dès que vous lancez le moteur, votre contenu est mis en ligne en quelques minutes. Cependant, c'est dans la période qui suit immédiatement ce lancement que la plupart des petites équipes rencontrent des difficultés.

Votre contenu évoluera constamment (surtout si vous ajoutez de nouvelles pages), ce qui signifie que les demandes de révision risquent de s'accumuler. Ainsi, en l'absence d'un processus bien défini précisant qui s'occupe de quoi et à quel moment, les pages traduites risquent de s'éloigner de plus en plus de votre contenu source. Il en résulte une présence multilingue qui manque de cohérence et qui génère plus de travail qu'elle n'en permet de gagner.

Même si Weglot cette fonctionnalité, vous aurez tout de même besoin du savoir-faire nécessaire pour mettre en place un processus de traduction de site web qui garantisse la cohérence de votre marque dans toutes les langues. Cet article vous explique en détail comment vous y prendre !

En synthèse

• La mise en ligne est la partie la plus simple. La traduction par IA permet de traiter la couverture initiale en quelques minutes, mais c’est un flux de travail pérenne qui garantit la constance de la qualité après le lancement.
• La structure remplace la supervision. Un glossaire et un modèle de traduction par IA correctement configurés assurent automatiquement la cohérence, ce qui évite à votre équipe de devoir corriger manuellement les mêmes problèmes de terminologie à chaque cycle de révision.
• Les rôles favorisent la responsabilisation. Les niveaux d'autorisation Weglot vous permettent d'attribuer des langues spécifiques à des responsables désignés, plutôt que de laisser cette tâche à celui qui en a le temps.
• Tous les contenus ne présentent pas le même niveau de risque. Une approche de révision par niveaux permet de concentrer l'attention de votre équipe sur les pages où la qualité de la traduction a le plus grand impact commercial.
• La gestion est en grande partie automatisée. Weglot et traduit les contenus nouveaux ou mis à jour sans aucune intervention manuelle ; votre équipe peut ainsi se concentrer sur les nouveautés plutôt que de passer des heures à rechercher les modifications apportées.

Quels éléments de votre système risquent de tomber en panne en l'absence d'un processus de travail bien défini ?

Au début, la gestion d’un site multilingue semble souvent à la portée de tous. Il n’y a généralement qu’une ou deux langues, un volume de contenu limité et quelques membres de l’équipe capables de jeter un œil au résultat. Mais dès que le projet prend de l’ampleur, les problèmes peuvent s’accumuler et surgir tous en même temps.

En l'absence d'un processus bien défini, les nouveaux contenus sont ajoutés à la liste de traduction plus vite que l'équipe ne peut les traiter. Comme il n'existe pas de système de priorisation, tous les contenus semblent aussi urgents les uns que les autres, ce qui signifie que vos pages les plus consultées risquent de ne pas être traitées en premier.

En l'absence d'un glossaire de traduction établi dès le départ, un même nom de produit ou une même expression de marque peut donner lieu à des traductions différentes selon les modifications apportées par les membres de l'équipe et la manière dont les chaînes de caractères ont été traitées. Il s'agit là d'un manque de cohérence qui se manifeste de plusieurs façons :

• Les divergences terminologiques s'accumulent à mesure que chacun fait des choix différents pour les mêmes mots d'un lot de contenu à l'autre.
• La cohérence des expressions de marque est compromise lorsque les appels à l'action, les noms de produits et les éléments caractéristiques du ton utilisé ne sont pas validés avant le lancement des traductions.
• Les cycles de mise à jour ne prennent pas en compte les pages traduites lorsque le contenu change dans la langue source, mais que personne ne vérifie (ou ne régénère) les versions traduites.
• L'absence de répartition claire des responsabilités entraîne des lacunes lorsque tous les membres de l'équipe ont accès à la liste complète des traductions, mais que personne n'est chargé d'une langue en particulier.

En fin de compte, passer au multilinguisme sans aucune configuration revient , au mieux, à laisser des choix subjectifs concernant votre marque à des décisions malavisées. À l'inverse, un processus structuré prend en compte le contexte dès le départ.

Les trois étapes d'un processus de traduction de sites web efficace

Avant d'aborder les différentes étapes, il est utile de comprendre l'objectif que vous vous êtes fixé. Un processus de traduction de sites web fiable comporte trois niveaux distincts. Cependant, l'ordre dans lequel vous les mettez en place détermine la quantité de travail manuel que nécessiteront les niveaux suivants.

• Traduction par IA. Ce processus comprend l'analyse initiale de votre site, la génération de traductions dans toutes les langues que vous avez ajoutées, ainsi que la détection et la traduction automatiques des nouveaux contenus au fur et à mesure.
• Configuration de la marque. Entre le glossaire et le modèle de traduction par IA, vous pouvez définir des règles permanentes qui déterminent chaque traduction générée. Il s'agit d'une étape souvent négligée, ce qui explique en grande partie pourquoi le travail de révision s'accumule.
• Révision en équipe. Cette étape concerne vos collaborateurs qui examinent les résultats et peaufinent les textes. Elle englobe également tout ce qui nécessite véritablement l'intervention d'un locuteur natif ou d'un traducteur professionnel. Le temps nécessaire à cette étape dépend presque entièrement de la qualité de la configuration de la deuxième étape.

Nos propres données montrent que plus de quatre utilisateurs sur cinq se fient exclusivement aux traductions générées par l'IA, sans avoir besoin d'y apporter la moindre modification. Compte tenu de tout ce que cette base de référence peut vous apporter, il est tout à fait logique de recourir à la traduction par IA avant toute autre chose.

Comment mettre en place un processus de traduction de site web pour une petite équipe (en 4 étapes)

Plutôt que de recruter davantage de collaborateurs et de devoir assumer les coûts et les tracas liés à leur formation selon vos normes, vous pouvez aller très loin grâce à un flux de travail ciblé et optimisé. Cela peut sembler utopique, mais c'est tout Weglot possible en s'appuyant Weglot .

Passons en revue les différentes étapes, en commençant par les fonctionnalités Weglot, avant d'aborder les compétences personnelles dont vous aurez besoin.

1. Configurer l'infrastructure avant le lancement des traductions

Lors de votre première connexion à Weglot, l'assistant de configuration vous aidera à définir le nom de votre projet, la plateforme, les langues et la structure de votre domaine.

Votre langue d'origine est la langue principale du site, tandis que les langues cibles sont celles que vous ajoutez. Il n'est pas nécessaire de couvrir tous les marchés dès le premier jour, car vous pouvez toujours en ajouter d'autres depuis Weglot.

Plusieurs écrans sont à votre disposition pour vous aider à réaliser des traductions plus précises. Par exemple, l'écran Tableau de bord > Glossaire vous permet d'ajouter des termes dont la terminologie doit rester cohérente dans toutes les traductions :

• Les noms de marques et de produits qui ne doivent en aucun cas être traduits.
• Les CTA et les slogans marketing pour lesquels vous disposez d'un équivalent validé dans la langue cible.
• Termes spécifiques à un secteur que l'IA interprète de manière erronée en l'absence d'instructions explicites.

Pour chaque entrée, vous définissez l'une des deux règles suivantes (qui s'appliquent également rétroactivement) : toujours traduire en utilisant un équivalent approuvé, ou ne jamais traduire.

Certains contenus ne doivent pas être traduits, comme les mentions légales ou les flux de données en temps réel provenant de systèmes tiers. La section « Paramètres > Exclusions de traduction » vous permet de les exclure du processus de traduction :

• Pages entières par URL.
• Sections de contenu par sélecteur CSS.
• Des séquences de texte spécifiques qui ne doivent en aucun cas être modifiées.

En mettant tout cela en place dès maintenant, vous éviterez d'avoir à corriger manuellement les mêmes termes dans les futurs lots de contenu. L'enquête de DeepL sur la localisation révèle que plus de 80 % des utilisateurs se sont dits préoccupés par la précision de la traduction des termes spécifiques à leur secteur d'activité. Le glossaire constitue la solution la plus directe à ce problème, mais Weglot plus d'un tour dans son sac.

Configurer le modèle de traduction par IA

Le modèle de traduction par IA constitue la couche d'alignement à l'image de la marque Weglot. Alors que la traduction par IA standard convertit le texte avec précision, le modèle de traduction adapte le registre, les choix terminologiques et le ton en fonction des instructions que vous définissez.

Pour l'utiliser, rendez-vous dans Paramètres > Modèle linguistique afin de le configurer. Vous devrez alors fournir certaines informations :

• Une description de la marque et le profil de votre public cible.
• Recommandations concernant le ton à adopter (formel, informel, conversationnel, technique).
• Des consignes spécifiques à chaque langue, telles que « utiliser un registre familier en allemand, mais un registre formel en français ».
• Faut-il intégrer au modèle les règles de glossaire existantes et les modifications manuelles ?

Le modèle s'appuie sur les règles et les instructions de votre glossaire, ce qui lui permet de disposer d'un contexte pertinent dès le départ. Une fois activé, chaque chaîne de caractères traitée par le modèle se voit attribuer une étiquette « GenAI » dans votre liste de traductions, ce qui facilite le filtrage et la vérification.

À notre avis, configurer le modèle de traduction avant de mettre en place le reste du processus de révision permet de s'assurer que les chaînes de texte transmises à votre équipe sont d'emblée adaptées au ton de votre marque.

2. Définir les rôles et inviter votre équipe

La plupart des équipes démarrent un projet de traduction en accordant à tous les mêmes droits d'accès au tableau de bord. Cela peut sembler offrir une certaine souplesse au début, mais lorsque n'importe qui peut modifier n'importe quoi, la responsabilité devient difficile à attribuer.

Par exemple, si un terme lié à la marque est utilisé de manière incohérente ou si un appel à l'action (CTA) ne correspond pas au ton souhaité, il est difficile de savoir qui est à l'origine de cette modification et si celle-ci doit être conservée. Le « jeu des reproches » qui en résulte n'est pas efficace !

Cela vaut également pour le fait d'accorder à un traducteur indépendant ou à un collègue bilingue un accès complet au compte, car cela représente une exposition plus importante que ne l'exige cette relation.

Les trois niveaux d'autorisation Weglot permettent d'éviter ce genre de problèmes avant même qu'ils ne surviennent :

• Les traducteurs peuvent modifier les traductions, appliquer le modèle de traduction et commander des traductions professionnelles. Ce rôle convient parfaitement à un collègue bilingue, à un traducteur indépendant ou à un relecteur linguistique recruté pour un marché spécifique.
• Les responsables disposent des mêmes droits d'édition que les traducteurs, ainsi que de la possibilité d'ajouter de nouvelles langues cibles, de gérer les membres de l'équipe et de modifier les paramètres du projet. Attribuez ce rôle à la personne qui supervise l'ensemble du projet de traduction.
• Les utilisateurs peuvent consulter toutes les traductions du projet, mais ne peuvent pas y apporter de modifications. Cette fonctionnalité convient parfaitement aux parties prenantes qui souhaitent suivre l'avancement des traductions sans avoir besoin d'un accès en modification.

Pour ajouter un membre à l'équipe, rendez-vous dans Paramètres > Membres du projet et invitez-le par e-mail. Il aura accès au projet dès qu'il aura accepté l'invitation.

L'écran « Weglot » affichant la liste des membres du projet, avec une option permettant d'ajouter un membre de l'équipe par e-mail.

Le nombre de membres que vous pouvez ajouter dépend de votre formule Premium. Pour une petite équipe, la structure la plus pratique consiste à désigner une personne ou une agence par langue cible en tant que traducteur. Ce principe de responsabilité unique garantit que chaque version linguistique a un responsable désigné.

3. Mettre en place un processus de révision ciblé

La liste Weglot affichant le panneau de filtrage avec des options relatives au niveau de qualité, au label GenAI, au type, etc.

Tous les contenus ne présentent pas le même risque de traduction. Un titre de page d'accueil et un article de blog archivé sont loin d'être équivalents quant aux conséquences d'une traduction qui ne serait pas à la hauteur.

Une approche par niveaux permet de concentrer les efforts de votre équipe là où cela compte le plus :

• Votre page d'accueil et vos principales pages de destination doivent faire l'objet d'une révision humaine complète. Ce sont ces textes qui, par leur qualité linguistique, façonnent la première impression et déterminent si un visiteur restera sur le site. C'est là que se révélera tout écart entre une traduction fonctionnelle et une communication fidèle à l'esprit de la marque.
• Les descriptions de produits et les textes marketing ont un poids commercial que le modèle de base d'IA pourrait ne pas saisir pleinement, en particulier pour les marques dont le ton de communication repose sur la distinction entre fonctionnalités et avantages.
• Les contenus d'accompagnement, tels que les articles de blog et les pages de FAQ, peuvent généralement être traités par le modèle de base d'IA, puis faire l'objet d'une révision sélective. Votre glossaire et votre modèle de traduction garantiront la cohérence de la terminologie et du registre ; la révision servira ainsi à repérer les anomalies plutôt qu'à réécrire le texte de A à Z.
• Les pages juridiques et les contenus réglementés doivent faire l'objet d'une traduction professionnelle, que vous pouvez commander directement depuis le Weglot .

C'est sans doute sur les filtres de la liste de traduction que vous passerez le plus de temps lors de votre relecture. Filtrez les résultats selon les critères suivants, en fonction de la tâche que vous êtes en train d'effectuer :

• URL permettant d'accéder à une page spécifique.
• Étiquette GenAI permettant de traiter la sortie du modèle de traduction lors d'un passage dédié.
• Balise de qualité automatique permettant de signaler les traductions générées par l'IA qui n'ont pas encore fait l'objet d'une révision humaine.
• Date de création, afin d'afficher les chaînes les plus récentes en premier.

Pour les contenus sensibles à la mise en page, l' Visual Editor vous offre un aperçu en temps réel de la page à côté de l'interface d'édition.

Les langues dont les chaînes de caractères sont plus longues qu'en anglais (l'allemand en est l'exemple le plus courant) peuvent faire déborder le texte traduit hors des limites de son espace de mise en page. Visual Editor vous Visual Editor détecter et Visual Editor corriger ces problèmes avant que les visiteurs ne les remarquent.

Attribution des traductions aux membres de l'équipe

Au lieu de partager une file d'attente commune, vous pouvez attribuer des chaînes spécifiques à la personne en charge de cette langue. Dans la liste de traduction, sélectionnez une ou plusieurs chaînes, cliquez sur les trois points situés en bas de la page, puis choisissez « Attribuer à: » :

La liste de traduction affichant les chaînes sélectionnées et un menu proposant l'option « Attribuer à ».

Le membre de l'équipe désigné recevra une notification par e-mail et pourra accéder à la file d'attente en filtrant la liste des traductions par son nom.

« Nous tirons parti de la traduction par IA dans nos 37 langues, et notre équipe internationale apporte rapidement des corrections si nécessaire. Cela a révolutionné notre façon de travailler et nous en sommes ravis ! »
– Eric Espinoza, IBM

Cette fonctionnalité est disponible dans les formules Pro et supérieures. Pour les autres formules, vous pouvez tout de même établir une répartition claire des responsabilités en partageant des vues filtrées de la liste de traduction. Le filtrage par paire de langues permet à chaque utilisateur de disposer d'une file d'attente ciblée sans qu'il soit nécessaire de procéder à une attribution officielle.

4. Mise en place d'un cycle de maintenance

L'avantage de configurer votre flux de travail dans Weglot que vous n'avez pas à vous soucier de la maintenance continue. Lorsque vous mettez à jour un contenu existant ou que vous publiez un nouveau contenu, Weglot automatiquement la modification, génère une nouvelle traduction par IA et met à jour la liste des traductions.

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Pour la plupart des petites équipes, un rythme de deux fois par semaine suffit pour couvrir l'essentiel :

• Triez la liste des traductions par date de création afin de mettre en évidence les chaînes générées depuis la dernière session.
• Traitez les files d'attente qui vous ont été attribuées et assurez le suivi de tout ce qui est encore en attente de vérification.
• Consultez à nouveau le glossaire pour toute nouvelle terminologie. N'oubliez pas que les règles ajoutées rétroactivement s'appliquent à toutes les chaînes existantes.
• Commandez des traductions professionnelles pour toutes les pages avant une mise à jour majeure ou le lancement d'une campagne.

Vous pouvez passer commande à partir de la liste des traductions, de la page des URL ou directement depuis l' Visual Editor.

En intégrant les commandes dans votre calendrier de production de contenu, vous évitez que les délais d'exécution ne deviennent un obstacle de dernière minute, d'autant plus que les traductions sont renvoyées avec des balises et mises en ligne dans un délai de 48 à 72 heures.

Un flux de travail qui se charge des tâches les plus fastidieuses, optimisé par Weglot

La logique de ce processus réside dans le fait que l'essentiel du travail de cohérence est effectué avant même que votre équipe n'ouvre la liste de traduction. Grâce à un glossaire et à un modèle de traduction par IA correctement configurés, les chaînes de texte soumises à révision sont d'emblée conformes à la terminologie et au registre propres à votre marque. Cela permet d'accélérer la révision et de réduire le risque de voir les mêmes corrections réapparaître à plusieurs reprises.

La mise en place des bases, l'attribution des rôles, la mise en place d'un système de révision à plusieurs niveaux et la maintenance régulière font toute la différence entre un site multilingue qui perd de sa cohérence et un site qui reste cohérent à mesure que votre contenu s'enrichit.

Si vous êtes prêt à mettre en place un processus plutôt que de gérer la traduction de manière réactive, vous pouvez commencer votre Weglot gratuit Weglot pendant 14 jours sans avoir besoin d'une carte bancaire.