Så här skapar man ett arbetsflöde för webbplatsöversättning i ett litet team

Att lägga till ett nytt språk på din webbplats kan kännas som en snabb framgång, särskilt när du använder Weglot. Nästan så fort du sätter igång motorn är ditt innehåll live inom några minuter. Men det är just det som händer direkt efter lanseringen som de flesta små team stöter på problem.

Ditt innehåll kommer att förändras kontinuerligt (särskilt om du lägger till nya sidor), vilket innebär att granskningsförfrågningarna kan hopa sig. Utan en fastställd process för vem som ska hantera vad och när kan de översatta sidorna därför avvika alltmer från källinnehållet. Resultatet blir en flerspråkig närvaro som framstår som inkonsekvent och som skapar mer arbete än den sparar.

Även om Weglot den nödvändiga funktionaliteten behöver du ändå kunskapen för att skapa ett arbetsflöde för webbplatsöversättning som säkerställer att ditt varumärke framstår enhetligt på alla språk. I det här inlägget tittar vi närmare på hur man går tillväga!

Viktiga slutsatser

• Att gå live är den enkla delen. AI-översättningen sköter den inledande bevakningen på några minuter, men det är ett hållbart arbetsflöde som säkerställer en jämn kvalitet efter lanseringen.
• Struktur ersätter granskning. En korrekt konfigurerad ordlista och en AI-översättningsmodell sköter arbetet med att säkerställa enhetligheten automatiskt, så att ditt team slipper manuellt åtgärda samma terminologiproblem vid varje granskningsomgång.
• Roller skapar ansvarsskyldighet. Weglot behörighetsnivåer kan du tilldela specifika språk så att varje språk har en namngiven ansvarig, istället för att uppgiften hamnar hos den som råkar ha tid.
• Allt innehåll medför inte samma risk. En stegvis granskningsmetod riktar teamets uppmärksamhet mot de sidor där översättningskvaliteten har störst kommersiell betydelse.
• Underhållet sker till största delen automatiskt. Weglot och översätter nytt och uppdaterat innehåll utan att någon manuell åtgärd krävs, vilket innebär att ditt team kan ägna sig åt att granska nyheterna istället för att lägga timmar på att leta efter vad som har ändrats.

Vilka delar av ditt system kan sluta fungera utan ett tydligt arbetsflöde?

I början känns det ofta överskådligt att driva en flerspråkig webbplats. Det handlar oftast om ett eller två språk, en begränsad mängd innehåll och några få teammedlemmar som kan granska det färdiga resultatet. Men när verksamheten börjar växa kan problemen hopa sig och dyka upp samtidigt.

Utan en fastställd process hamnar nytt innehåll i översättningslistan snabbare än vad teamet hinner bearbeta det. Eftersom det saknas ett prioriteringssystem framstår allt som lika brådskande, vilket innebär att dina mest besökta sidor kanske inte granskas först.

Om man inte har en översättningsordlista från början kan samma produktnamn eller varumärkesfras få olika översättningar beroende på vilka ändringar teammedlemmarna gör och hur textsträngarna har bearbetats. Detta är en inkonsekvens som uppstår på flera olika sätt:

• Terminologiska avvikelser ackumuleras eftersom alla gör olika val när det gäller samma ord i olika innehållssatser.
• Varumärkesformuleringarna blir inkonsekventa om uppmaningar till handling (CTA), produktnamn och tonfall inte fastställs innan översättningarna påbörjas.
• Uppdateringscyklerna missar översatta sidor när innehållet ändras på källspråket men ingen granskar (eller genererar om) de översatta versionerna.
• Bristande ansvarsfördelning leder till att vissa uppgifter förblir ogjorda när alla teammedlemmar har tillgång till hela översättningslistan, men ingen är ansvarig för något specifikt språk.

I slutändan innebär det att man, om man övergår till fler språk utan någon konfiguration, överlåter oklara bedömningar kring varumärket till beslut som i bästa fall är dåliga. Däremot tar ett strukturerat arbetsflöde hänsyn till sammanhanget redan vid källan.

De tre stegen i en välfungerande arbetsprocess för webbplatsöversättning

Innan vi går in på de olika stegen är det bra att förstå vad du arbetar mot. Ett tillförlitligt arbetsflöde för webbplatsöversättning består av tre olika nivåer. Det är dock i vilken ordning du konfigurerar dem som avgör hur mycket manuellt arbete de återstående nivåerna kräver.

• AI-översättning. Detta innebär att webbplatsen först genomsöks, att översättningar skapas till alla språk som du har lagt till och att nya innehåll kontinuerligt upptäcks och översätts automatiskt.
• Varumärkeskonfiguration. Med hjälp av ordlistan och AI-översättningsmodellen kan du fastställa fasta regler som styr varje genererad översättning. Detta är ett steg som ofta hoppas över och en viktig orsak till att granskningsarbetet hopar sig.
• Teamgranskning. Detta omfattar dina medarbetare som går igenom översättningen och finjusterar texten. Det är också ett samlingsbegrepp för allt som verkligen kräver en modersmålstalare eller en professionell översättare. Hur mycket tid detta tar beror nästan helt på hur väl du har konfigurerat det andra steget.

Våra egna uppgifter visar att mer än fyra av fem användare förlitar sig uteslutande på AI-genererade översättningar utan att behöva göra några ändringar. Med tanke på hur långt denna utgångspunkt kan ta dig är det helt logiskt att börja med AI-översättning innan man gör något annat.

Så här skapar du ett arbetsflöde för webbplatsöversättning för ett litet team (i 4 steg)

I stället för att anställa fler medarbetare och ta itu med kostnaderna och besväret med att utbilda dem enligt era standarder kan ni komma långt med ett fokuserat och välutvecklat arbetsflöde. Det kan verka otroligt, men det är fullt möjligt om man använder Weglot grund.

Låt oss gå igenom de olika stegen, med utgångspunkt i Weglot funktioner, innan vi går in på de personorienterade färdigheter du kommer att behöva.

1. Konfigurera grunden innan översättningarna körs

När du ansluter till Weglot för första gången hjälper installationsguiden dig att ange projektnamn, plattform, språk och domänstruktur.

Ditt ursprungliga språk är webbplatsens huvudspråk, medan målspråken är de språk du lägger till. Du behöver inte satsa på alla marknader redan från början, eftersom du alltid kan lägga till fler språk direkt i Weglot.

Det finns ett par flikar som hjälper dig att göra mer korrekta översättningar. På fliken ”Dashboard > Ordlista” kan du till exempel lägga till termer som måste användas på samma sätt i alla översättningar:

• Varumärkes- och produktnamn som aldrig bör översättas.
• CTA:er och marknadsföringsfraser där det finns en godkänd motsvarighet på målspråket.
• Branschspecifika termer som AI:n hanterar felaktigt utan uttryckliga instruktioner.

För varje uppslag anger du en av två regler (som även gäller retroaktivt): översätt alltid med hjälp av en godkänd motsvarighet, eller översätt aldrig.

Vissa typer av innehåll bör inte översättas alls, till exempel lagstadgade meddelanden eller realtidsdata från tredjepartssystem. Under Inställningar > Undantag från översättning kan du ta bort dem från översättningsflödet:

• Hela sidor via URL.
• Innehållsavsnitt enligt CSS-selektor.
• Vissa textmönster som aldrig får ändras.

Om du ordnar detta redan nu slipper du att manuellt korrigera samma termer i nya innehållssatser i framtiden. I DeepL:s lokaliseringsundersökning framgår det att över 80 procent av användarna uttryckte oro över huruvida branschspecifika termer översätts korrekt. Ordlistan är den mest direkta lösningen på detta, men Weglot ytterligare ett ess i rockärmen.

Konfigurera AI-översättningsmodellen

AI-översättningsmodellen är Weglot lager för anpassning till varumärket. Medan vanlig AI-översättning översätter texten korrekt, anpassar översättningsmodellen språkregistret, terminologivalen och tonen utifrån de instruktioner du anger.

För att använda den går du till Inställningar > Språkmodell för att konfigurera den. Där behöver du ange några uppgifter:

• En beskrivning av varumärket och en profil av din målgrupp.
• Riktlinjer för tonfall (formellt, informellt, konversationellt, tekniskt).
• Anvisningar för varje språk, till exempel ”använd informellt språkbruk på tyska men formellt språkbruk på franska”.
• Om du vill överföra dina befintliga ordlisteregler och manuella redigeringar till modellen.

Modellen utgår från reglerna och anvisningarna i din ordlista, vilket innebär att den utgår från ett meningsfullt sammanhang. När modellen är aktiv förses varje sträng som bearbetas med en GenAI-etikett i din översättningslista, vilket gör det enkelt att filtrera och granska dem.

Enligt vår uppfattning innebär det att om översättningsmodellen konfigureras innan resten av granskningsflödet byggs upp, så är de strängar som ert team får redan anpassade till ert varumärkes tonfall.

2. Definiera roller och bjud in ditt team

De flesta team inleder ett översättningsprojekt med att alla har samma behörighetsnivå till instrumentpanelen. Detta kan kännas flexibelt till en början, men när vem som helst kan redigera vad som helst försvinner ansvarsskyldigheten.

Om till exempel ett varumärkesuttryck används inkonsekvent eller en uppmaning till handling (CTA) inte stämmer överens med den avsedda tonen, är det oklart vem som har gjort ändringen och om den bör behållas. Det ”skuldspelet” som uppstår är inte effektivt!

Detta gäller även när man ger en frilansöversättare eller en tvåspråkig kollega full åtkomst till kontot, eftersom det innebär en större säkerhetsrisk än vad den relationen kräver.

Weglot tre behörighetsnivåer löser den här typen av problem innan de uppstår:

• Översättare kan redigera översättningar, tillämpa översättningsmodellen och beställa professionella översättningar. Det här är den rätta rollen för en tvåspråkig kollega, en frilansöversättare eller en språkgranskare som anlitas för en specifik marknad.
• Chefer har samma redigeringsbehörighet som översättare, samt möjligheten att lägga till nya målspråk, hantera teammedlemmar och justera projektinställningarna. Använd denna roll för den som har det övergripande ansvaret för översättningsprojektet.
• Läsare kan se alla översättningar i projektet men kan inte göra ändringar. Detta fungerar bra för intressenter som vill ha insyn i översättningsstatusen utan att behöva redigeringsbehörighet.

För att lägga till en teammedlem går du till Inställningar > Projektmedlemmar och bjuder in personen via e-post. Personen får åtkomst direkt efter att ha accepterat inbjudan.

Weglot visar skärmen ”Projektmedlemmar” med ett alternativ för att lägga till en teammedlem via e-post.

Antalet medlemmar du kan lägga till beror på vilket premiumabonnemang du har. För ett litet team är den mest praktiska strukturen att en person eller byrå per målspråk utses till översättare. Denna tydliga ansvarsfördelning innebär att varje språkversion har en namngiven ansvarig.

3. Skapa ett målinriktat arbetsflöde för granskning

Weglot lista visar filterpanelen med alternativ för kvalitetsnivå, GenAI-märkning, typ och mycket mer.

Allt innehåll medför inte samma översättningsrisk. En rubrik på hemsidan och ett arkiverat blogginlägg är inte alls jämförbara när det gäller konsekvenserna om översättningen inte blir helt korrekt.

En stegvis strategi riktar in ditt teams insatser på det som är viktigast:

• Din startsida och dina viktigaste målsidor måste granskas noggrant av en mänsklig översättare. Det är just dessa texter som avgör vilket första intryck språket ger och om besökaren stannar kvar eller inte. Eventuella brister mellan en funktionell översättning och en kommunikation som återspeglar varumärket kommer att märkas just här.
• Produktbeskrivningar och marknadsföringstexter har en kommersiell tyngd som AI-basmodellen kanske inte helt kan fånga upp, särskilt när det gäller varumärken där skillnaden mellan funktionalitet och fördelar är en del av varumärkets tonfall.
• Stödjande innehåll, såsom blogginlägg och FAQ-sidor, kan vanligtvis köras på AI-baslinjen med selektiv granskning. Din ordlista och översättningsmodell säkerställer att terminologin och stilen är konsekventa, vilket innebär att granskningen främst upptäcker avvikelser snarare än att man behöver skriva om texten från grunden.
• Juridiska sidor och reglerat innehåll bör översättas av professionella översättare, vilket du kan beställa direkt från Weglot .

Det är troligtvis i filtren för översättningslistan som du kommer att ägna större delen av din granskningstid. Filtrera enligt följande beroende på vilken uppgift du arbetar med just nu:

• URL för att gå direkt till en specifik sida.
• GenAI-etikett för att bearbeta utdata från översättningsmodellen i ett särskilt steg.
• Automatisk kvalitetstagg för att markera alla AI-översättningar som ännu inte har granskats av en människa.
• Skapandedatum för att först hämta de senaste strängarna.

För innehåll där layouten är viktig, använd Visual Editor en förhandsgranskning av sidan i realtid bredvid redigeringsgränssnittet.

Språk med längre strängar än engelskan (tyska är det vanligaste exemplet) kan leda till att den översatta texten hamnar utanför utrymmet som avsatts för den. Visual Editor den Visual Editor du upptäcka och åtgärda dessa problem innan besökarna ser dem.

Tilldela översättningar till teammedlemmar

I stället för att dela en gemensam kö kan du tilldela specifika strängar till den person som ansvarar för det språket. I översättningslistan markerar du en eller flera strängar, klickar på de tre punkterna längst ner på sidan och väljer ”Tilldela till”:

Översättningslistan med de markerade strängarna och en meny där alternativet ”Tilldela till” visas.

Den tilldelade teammedlemmen får ett e-postmeddelande och kan komma åt kön genom att filtrera översättningslistan efter sitt namn.

"Vi utnyttjar AI-översättning för våra 37 språk, och vårt globala team gör snabba justeringar vid behov. Det har förändrat vårt sätt att arbeta, och vi älskar det!"
– Eric Espinoza, IBM

Denna funktion finns tillgänglig i Pro-abonnemangen och högre. För övriga abonnemangsnivåer kan du ändå skapa en tydlig ansvarsfördelning genom att dela filtrerade vyer av översättningslistan. Genom att filtrera efter språkpar får varje person en fokuserad kö utan att någon formell tilldelning behövs.

4. Att fastställa en underhållscykel

Fördelen med att bygga upp ditt arbetsflöde i Weglot att du slipper besväret med löpande underhåll. När du uppdaterar befintligt innehåll eller publicerar något nytt Weglot ändringen automatiskt, genererar en ny AI-översättning och uppdaterar översättningslistan.

{{quote-image-banner}}

För de flesta små team räcker det med två möten i veckan för att täcka det grundläggande:

• Sortera översättningslistan efter skapandedatum för att visa de strängar som har genererats sedan förra sessionen.
• Arbeta igenom de tilldelade köerna och följ upp allt som fortfarande väntar på granskning.
• Gå tillbaka till ordlistan om du stöter på nya termer. Tänk på att regler som läggs till i efterhand gäller för alla befintliga strängar.
• Beställ professionella översättningar av alla sidor inför en större uppdatering eller lansering av en kampanj.

Du kan beställa från översättningslistan, sidan med webbadresser eller direkt från Visual Editor.

Genom att lägga in beställningar i din produktionskalender för innehåll kan du undvika att leveranstiden blir ett hinder i sista minuten, särskilt med tanke på att översättningarna levereras med rätt märkning och publiceras inom 48–72 timmar.

Ett arbetsflöde som sköter det tunga arbetet, med stöd av Weglot

Logiken bakom detta arbetsflöde är att det mesta av arbetet med att säkerställa enhetligheten sker innan ditt team öppnar översättningslistan. En välkonfigurerad ordlista och ett AI-översättningsmodell innebär att de strängar som skickas vidare för granskning redan är anpassade till ditt varumärkes terminologi och språkstil. Detta gör att granskningen går snabbare och minskar risken för att samma korrigeringar dyker upp om och om igen.

Att lägga grunden, fördela roller, inrätta ett flerstegsgranskningssystem och genomföra regelbundet underhåll är det som skiljer en flerspråkig webbplats som tappar riktningen från en som förblir konsekvent i takt med att innehållet växer.

Om du är redo att införa en process istället för att hantera översättningar i efterhand kan du påbörja din 14-dagars kostnadsfria Weglot utan att behöva ange ett kreditkort.