Co oznacza ustawa stanu New Jersey dotycząca dostępności językowej dla stron internetowych stanowych?

Przepisy dotyczące dostępności językowej często przypominają listy kontrolne dotyczące tłumaczeń dla agencji rządowych. Najnowsze rozporządzenie stanu New Jersey idzie o krok dalej, zmieniając sposób, w jaki agencje muszą zarządzać swoimi stronami internetowymi na co dzień.

Ustawa znacznie rozszerza wymagania obowiązujące w całym stanie dotyczące tłumaczenia ważnych informacji publicznych i zapewnienia ich stałej dostępności.

Dla zespołów ds. cyfryzacji w sektorze publicznym zmiana ta stanowi bezpośrednie wyzwanie: szybkie tłumaczenie dużych ilości treści publicznych przy jednoczesnym zapewnieniu aktualności tych tłumaczeń w miarę upływu czasu.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie są wymogi prawne, kiedy te wymogi wchodzą w życie oraz dlaczego ich przestrzeganie ma znaczenie dla sposobu publikowania i przechowywania informacji w Internecie przez agencje państwowe.

Czym jest ustawa stanu New Jersey dotycząca dostępu językowego?

Szybki przegląd: najważniejsze fakty

Szczegóły ustawy: Projekt ustawy stanu New Jersey S2459 ScaAca (2R) (sesja 2022–2023)

Data wejścia w życie: 12 stycznia 2024 r.

Kogo to dotyczy:

• Każda jednostka administracji stanowej New Jersey w ramach władzy wykonawczej
  
• Agencje, departamenty, urzędy, wydziały lub organy świadczące bezpośrednie usługi dla społeczeństwa

Główne wymagania:

• Tłumaczenie „istotnych dokumentów i informacji”, w tym treści internetowych przeznaczonych dla ogółu społeczeństwa.
  
• Usługi tłumaczenia ustnego świadczone na żądanie
  
• Objęcie co najmniej 7 najczęściej używanych języków innych niż angielski w całym stanie
  
• Publikacja i bieżąca aktualizacja planu dostępu językowego

Uchwalona ustawa określa jasne oczekiwania dotyczące sposobu, w jaki organy rządowe stanu muszą zapewnić osobom o ograniczonej znajomości języka angielskiego dostęp do programów, usług i informacji publicznych.

Około 33% gospodarstw domowych w stanie New Jersey posługuje się w domu językiem innym niż angielski, a ponad 38% osób posługujących się tym językiem deklaruje ograniczoną znajomość języka angielskiego. Te realia skłoniły władze do podjęcia działań mających na celu rozszerzenie wymagań dotyczących tłumaczeń pisemnych i ustnych dla mieszkańców stanu New Jersey.

Projekt ustawy stanowi, że celem ustawodawstwa jest:

„...aby zapewnić wszystkim osobom, niezależnie od ich znajomości języka angielskiego, znaczący dostęp do programów, usług i działań prowadzonych przez agencje państwowe”.

Aby zrealizować ten cel, każdy organ rządowy stanu w ramach władzy wykonawczej, który świadczy bezpośrednie usługi dla społeczeństwa, musi:

• Dostarcz pisemne tłumaczenia ważnych dokumentów i informacji.
  
• Na żądanie oferujemy bezpłatne usługi tłumaczenia ustnego w języku ojczystym danej osoby.
  
• Opracowanie i opublikowanie planu dostępu językowego wyjaśniającego, w jaki sposób agencja będzie wypełniać te obowiązki w miarę upływu czasu.

Ustawa ustanawia również scentralizowany nadzór sprawowany przez Departament Stanu, który dokonuje przeglądu planów agencji, wydaje wytyczne i monitoruje zgodność z przepisami w czasie.

Co uznaje się za „istotne” treści publiczne

Ustawa definiuje dokumenty i informacje o znaczeniu krytycznym jako szeroki zakres treści, które mają wpływ na podejmowanie działań lub decyzji.

W szczególności projekt ustawy stanowi, że:

„Dokumenty o znaczeniu kluczowym” oznaczają dokumenty, które mają wpływ na dostęp do usług lub świadczeń w ramach programu, ich zachowanie, zakończenie lub wykluczenie z nich, dostarczają informacji prawnych na ten temat, są wymagane przez prawo lub wyjaśniają prawa wynikające z przepisów prawa.

Przykłady ważnych dokumentów obejmują:

• Wnioski o programy lub świadczenia państwowe
  
• Formularze zgody na udział lub udostępnianie informacji
  
• Formularze skarg służące do zgłaszania problemów lub wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy
  
• Formularze zgłoszeniowe wykorzystywane podczas rejestracji lub weryfikacji uprawnień
  
• Powiadomienia dotyczące uprawnień, praw lub zmian w usługach lub świadczeniach
  
• Komunikaty wymagające podjęcia działania lub odpowiedzi

Uwzględnienie zarówno dokumentów, jak i sygnałów informacyjnych oznacza, że zakres ten wykracza poza formularze papierowe i ogłoszenia prawne – sugerując, że obejmuje on również instrukcje, terminy i wytyczne publikowane w Internecie.

To rozróżnienie odzwierciedla sposób, w jaki mieszkańcy uzyskują obecnie dostęp do informacji rządowych, głównie za pośrednictwem kanałów cyfrowych.

Przykład: Agencje rutynowo wykorzystują swoje strony internetowe do publikowania zasad kwalifikowalności, procedur składania wniosków i wymaganych dokumentów. Wiele z nich wymaga również od mieszkańców wypełniania wniosków i różnych formularzy online.

Chociaż prawo nie odnosi się bezpośrednio do stron internetowych, jego szeroki zakres sprawia, że traktowanie treści online jako mniej istotnych niż materiały drukowane stanowi ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów.

Kiedy agencje wykorzystują strony internetowe do wyjaśniania swoich usług, nieprzetłumaczone lub nieaktualne strony mogą ograniczać dostęp do nich. Z czasem takie braki mogą narazić agencje na skargi, kontrole lub działania egzekucyjne związane z brakiem znaczącego dostępu.

Przykład: W lutym 2025 r. ugoda wymagała od Departamentu Edukacji miasta Nowy Jork poprawy dostępu językowego po tym, jak rodziny zarzucały, że odmówiono im dostępu do kluczowych usług tłumaczeniowych i ustnych.

Wymagania językowe i zakres

Wymogi językowe określone w ustawie są bezpośrednio powiązane z danymi demograficznymi stanu New Jersey.

Agencje muszą opierać się na najnowszych danych z American Community Survey, aby zidentyfikować 7 najczęściej używanych języków innych niż angielski w całym stanie, zapewniając zgodność pokrycia językowego z rzeczywistymi wzorcami demograficznymi.

Zgodnie z etapowym wdrażaniem ustawy agencje musiały:

• Przetłumacz najważniejsze treści na 5 najpopularniejszych języków innych niż angielski do 12 stycznia 2025 r.
• Dodaj tłumaczenia na 2 dodatkowe języki do 12 grudnia 2025 r.
• Tłumacz dokumenty związane z sytuacjami kryzysowymi natychmiast po ich wydaniu.
• Opublikuj plan dostępu językowego do 12 stycznia 2025 r. i aktualizuj go co 3 lata.

Samo osiągnięcie tych celów nie gwarantuje zgodności z przepisami. Równie ważna jest jakość przetłumaczonych treści.

Projekt ustawy nakłada na agencje stanowe obowiązek zapewnienia znaczącego dostępu do programów publicznych i informacji. Dostęp ten w dużym stopniu zależy od przetłumaczonych treści, które przekazują to samo znaczenie co wersja angielska. Niedokładna lub niespójna jakość tłumaczenia ogranicza dostęp i pozbawia mieszkańców o ograniczonej znajomości języka angielskiego użytecznych informacji.

Prawo zezwala agencjom na zapewnienie tłumaczeń w dodatkowych językach, gdy potrzeby ludności uzasadniają szerszy zasięg. Ta elastyczność pozwala agencjom reagować na lokalne lub specyficzne dla programu potrzeby wykraczające poza minimalne wymagania obowiązujące w całym stanie.

Przykład: Jeśli agencja stanowa obsługuje głównie społeczność, w której powszechnie używa się języka haitańskiego kreolskiego, ale język ten nie znajduje się wśród 7 najczęściej używanych języków w stanie, agencja może nadal tłumaczyć kluczowe materiały, aby zaspokoić lokalne potrzeby.

Dlaczego strony internetowe stanowią największe wyzwanie w zakresie zgodności z przepisami?

Dla agencji zarządzanie wielojęzyczną treścią stron internetowych jest znacznie bardziej złożone niż tłumaczenie statycznych materiałów drukowanych.

Strony internetowe agencji często zawierają tysiące stron informacji, z których wiele ulega regularnym zmianom. Polityki ulegają zmianom, terminy się przesuwają, a agencje publikują nowe wytyczne bezpośrednio na swoich stronach. Utrzymanie takiej ilości treści w tłumaczeniu i synchronizacji wymaga ciągłych procesów lokalizacyjnych, a nie jednorazowych działań.

Nieaktualne tłumaczenia mogą powodować więcej problemów niż brak tłumaczenia. Gdy strona zawiera zaktualizowane zasady lub wymagania dotyczące uprawnień wyłącznie w języku angielskim, mieszkańcy mogą otrzymać mylące lub niekompletne wskazówki.

Zapobieganie tym lukom wymaga ciągłego monitorowania i aktualizacji, co szybko staje się trudne do zarządzania bez dedykowanych zasobów.

Małe zespoły cyfrowe często odczuwają tę presję najsilniej. Wiele agencji państwowych działa przy ograniczonej liczbie pracowników i ograniczonych budżetach. Dodanie treści wielojęzycznych do dostępności, SEO i zarządzania treścią może przytłoczyć ręczne procesy bez skalowalnych systemów i jasnego podziału obowiązków.

Od jednorazowego tłumaczenia do ciągłej lokalizacji

Strony rządowe zmieniają się zbyt często, aby jednorazowe tłumaczenie mogło być skuteczne.

Agencje regularnie aktualizują instrukcje, zasady kwalifikowalności i wytyczne publiczne, więc przetłumaczone treści mogą szybko stać się nieaktualne.

Aby informacje były dostępne, wraz z aktualizacjami treści należy zapewnić ciągłą lokalizację. Narzędzia do tłumaczenia stron internetowych oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Weglot, umożliwiają to poprzez:

• Automatyczne tłumaczenie treści witryny internetowej w momencie jej publikacji
  
• Wykrywanie zmian w istniejących stronach i aktualizowanie tłumaczeń
  
• Wykorzystanie tłumaczenia AI w celu zapewnienia szybkości i dokładności dzięki niestandardowemu modelowi językowym, który został przeszkolony w zakresie wytycznych dotyczących marki, zasad słownika i konkretnych instrukcji.

Centralizacja przetłumaczonych treści upraszcza również bieżącą konserwację. Narzędzia, które zarządzają wszystkimi językami w jednym miejscu, pomagają agencjom łatwiej wykrywać luki, zachować spójność i zapewnić dostępność informacji w miarę zmian treści.

Co to oznacza dla zespołów ds. cyfryzacji w sektorze publicznym

Wymogi dotyczące dostępności językowej w stanie New Jersey zwiększają rolę zespołów ds. stron internetowych i komunikacji.

Zespoły te mają bezpośredni wpływ na to, czy mieszkańcy są w stanie zrozumieć podstawowe usługi. W rezultacie aktualizacje stron internetowych, formularzy i instrukcji mogą mieć bezpośredni wpływ na dostępność językową.

Aby nadążyć za tempem pracy, zespoły agencji potrzebują skalowalnych, powtarzalnych procesów, które wspierają bieżące tłumaczenia. Procesy te muszą być dostosowane do codziennych procesów publikacyjnych, a nie funkcjonować jako oddzielne projekty tłumaczeniowe.

Sprostanie tym wyzwaniom często wymaga narzędzi przeznaczonych do ciągłego zarządzania treściami wielojęzycznymi. Dzięki odpowiednim procesom i przepływom pracy agencje państwowe mogą:

• Automatyczne dostosowywanie tłumaczeń do aktualizacji treści
  
• Zmniejsz ryzyko nieaktualnych lub brakujących informacji
  
• Zarządzaj treściami wielojęzycznymi bez spowalniania publikacji

Zespoły cyfrowe muszą również koordynować działania z właścicielami programów, zespołami ds. zgodności i dostawcami, co może spowalniać proces tłumaczenia. Aby wszyscy mogli działać sprawnie i zgodnie, warto skorzystać z narzędzi, które centralizują tłumaczenia i upraszczają proces weryfikacji aktualizacji oraz udostępniania ich wszystkim zainteresowanym stronom.

Dostęp językowy wymaga również długoterminowego planowania. Wraz z rozwojem usług i zmianami zachodzącymi w społecznościach, treści wielojęzyczne wymagają ciągłej aktualizacji.

Chociaż prawdą jest, że wszystkie powyższe zmiany wymagają większej koordynacji i planowania, korzyści są znaczące. Usprawniają one komunikację między agencjami, zapewniając jednocześnie mieszkańcom jaśniejszy i bardziej niezawodny dostęp do potrzebnych im usług.

Wykorzystanie Weglot wielojęzycznych treści publicznych

Agencjom, które starają się spełnić wymagania stanu New Jersey dotyczące dostępności językowej, Weglot uprościć tworzenie wielojęzycznych stron internetowych na wiele sposobów.

Tłumaczenie stron internetowych na wiele języków

Technologia tłumaczenia oparta na sztucznej inteligencjiWeglot umożliwia zespołom automatyczne tłumaczenie dowolnej strony internetowej na ponad 110 języków.

Korzystając z niestandardowego modelu językowego AI, agencje mogą zapewnić zgodność tłumaczeń z wytycznymi agencji, tonem i językiem specyficznym dla programu we wszystkich treściach.

Agencje nie tracą kontroli dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, ale nie muszą też zarządzać każdym tłumaczeniem. Weglot wysokiej jakości tłumaczenia oparte na sztucznej inteligencji i własnym modelu z regułami tłumaczenia typu „ustaw i zapomnij” oraz prostą edycją wspólną, dzięki czemu zespoły mogą wkroczyć do akcji w razie potrzeby, ufając jednocześnie, że system działa autonomicznie.

Automatyczna synchronizacja treści

Weglot wykrywa nowe i zaktualizowane treści oraz dostosowuje tłumaczenia do wprowadzonych zmian.

Zamiast ręcznego sprawdzania aktualizacji przez zespoły, narzędzia automatycznie wykrywają nowy tekst i zapewniają tłumaczenie tych zmian na wszystkie obsługiwane języki.

Ta automatyczna synchronizacja zmniejsza ryzyko, że aktualizacje w języku angielskim wyprzedzą wersje przetłumaczone, i zapewnia agencjom jasny obraz tego, co jest aktualne, a co wymaga przeglądu.

Zamiast śledzić aktualizacje w plikach lub arkuszach kalkulacyjnych, agencje państwowe mogą skupić swoją uwagę na tym, co najważniejsze.

Zarządzanie tłumaczeniami z poziomu jednego interfejsu

Weglot wszystkie tłumaczenia w jednym centralnym panelu, dzięki czemu zespoły nie muszą przełączać się między wieloma narzędziami, aby śledzić wersje językowe.

W tym interfejsie agencje mogą przeglądać tłumaczenia w kontekście, wprowadzać poprawki ręczne, stosować glosariusze i egzekwować spójność terminologii we wszystkich językach.

Praca z centralnego punktu widzenia ułatwia również utrzymanie jakości w dłuższej perspektywie czasowej. Zamiast polegać na rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych lub łańcuchach wiadomości e-mail, agencje mogą śledzić status tłumaczenia, wykrywać niespójności i zapewnić, że wszyscy pracują na tej samej treści.

Wspieranie długoterminowego dostępu językowego online

Spełnienie wymagań stanu New Jersey dotyczących dostępności językowej wymaga dbania o aktualność wielojęzycznych stron internetowych w miarę zmian informacji, a nie tylko jednorazowego przetłumaczenia treści.

Agencje muszą radzić sobie z tą rzeczywistością, dbając o to, aby tłumaczenia były na bieżąco aktualizowane. Efektem końcowym jest nie tylko dokładna i aktualna treść, choć jest to bardzo ważne. Chodzi również o zapewnienie łatwiejszego i lepszego dostępu do usług i programów oferowanych przez państwo.

Jeśli Twoja agencja musi sprostać nowym wymaganiom dotyczącym dostępności językowej, Weglot Ci zarządzać wielojęzycznymi stronami internetowymi bez dodatkowych komplikacji.

Dzięki automatycznemu tłumaczeniu opartemu na sztucznej inteligencji, scentralizowanemu zarządzaniu i wbudowanej funkcji współpracy, Weglot aktualizowanie tłumaczeń treści publicznych w miarę wprowadzania zmian. Sprawdź, jak może on wspierać długoterminowy dostęp do wielu języków, korzystając z 14-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.