Como criar um fluxo de trabalho de tradução de sites para uma equipe pequena

Adicionar um novo idioma ao seu site pode parecer uma solução rápida, especialmente ao usar Weglot. Quase assim que você aciona o mecanismo, seu conteúdo fica no ar em questão de minutos. No entanto, é logo após esse lançamento que a maioria das equipes pequenas encontra dificuldades.

Seu conteúdo estará em constante mudança (especialmente se você adicionar novas páginas), o que significa que os pedidos de revisão podem se acumular. Assim, sem um processo definido para determinar quem cuida de quê e quando, as páginas traduzidas podem se afastar cada vez mais do conteúdo original. O resultado é uma presença multilíngue que parece inconsistente e gera mais trabalho do que economiza.

Embora Weglot essa funcionalidade, você ainda precisará do conhecimento necessário para criar um fluxo de trabalho de tradução de sites que mantenha a consistência da sua marca em todos os idiomas. Esta postagem vai explicar detalhadamente como fazer isso!

Principais Conclusões

• Colocar o site no ar é a parte fácil. A tradução por IA cuida da cobertura inicial em questão de minutos, mas é um fluxo de trabalho sustentável que mantém a qualidade consistente após o lançamento.
• A estrutura substitui a supervisão. Um glossário e um modelo de tradução por IA devidamente configurados garantem a consistência automaticamente, de modo que sua equipe não precise corrigir manualmente os mesmos problemas de terminologia a cada ciclo de revisão.
• As funções geram responsabilidade. Os níveis de permissão Weglot permitem que você atribua idiomas específicos para que cada um tenha um responsável designado, em vez de ficar a cargo de quem tiver tempo.
• Nem todo conteúdo apresenta o mesmo risco. Uma abordagem de revisão em níveis direciona a atenção da sua equipe para as páginas em que a qualidade da tradução tem maior impacto comercial.
• A manutenção é, em grande parte, automática. Weglot e traduz conteúdos novos e atualizados sem a necessidade de qualquer ação manual; assim, sua equipe pode se concentrar em revisar as novidades, em vez de passar horas procurando o que mudou.

Quais partes do seu sistema podem apresentar falhas sem um fluxo de trabalho bem definido

No início, um site multilíngue costuma parecer fácil de gerenciar. Geralmente há um ou dois idiomas, um volume limitado de conteúdo e alguns membros da equipe que podem dar uma olhada no resultado final. No entanto, à medida que o projeto avança, os problemas podem se acumular e surgir todos de uma vez.

Sem um processo definido em vigor, novos conteúdos chegam à Lista de Tradução mais rápido do que a equipe consegue processá-los. Como não há um sistema de prioridades, tudo parece igualmente urgente, o que significa que suas páginas mais visitadas podem não ser revisadas primeiro.

Sem um glossário de tradução definido desde o início, o mesmo nome de produto ou frase de marca pode receber traduções diferentes, dependendo das edições feitas pelos membros da equipe e da forma como as sequências de texto foram processadas. Essa é uma inconsistência que se acumula de várias maneiras:

• A variação terminológica se acumula à medida que cada pessoa faz escolhas diferentes para as mesmas palavras ao longo de lotes de conteúdo.
• As frases da marca perdem a consistência quando as chamadas à ação (CTAs), os nomes dos produtos e os indicadores do tom de voz não são definidos antes do início das traduções.
• Os ciclos de atualização deixam de incluir páginas traduzidas quando o conteúdo é alterado no idioma de origem, mas ninguém revisa (ou regenera) as versões traduzidas.
• A falta de atribuição de responsabilidades faz com que as strings fiquem sem acompanhamento quando todos os membros da equipe têm acesso à lista completa de traduções, mas ninguém é responsável por um idioma específico.

Em última análise, adotar o multilinguismo sem qualquer configuração significa deixar que julgamentos indefinidos sobre a sua marca sejam , na melhor das hipóteses, baseados em decisões equivocadas. Em contrapartida, um fluxo de trabalho estruturado aborda o contexto desde a origem.

As três etapas de um fluxo de trabalho sólido para tradução de sites

Antes de entrarmos nos detalhes das etapas, é importante entender qual é o objetivo final. Um fluxo de trabalho confiável para tradução de sites possui três camadas distintas. No entanto, a ordem em que você as configura determina a quantidade de trabalho manual necessária nas camadas restantes.

• Tradução por IA. Isso envolve a análise inicial do seu site, a geração de traduções para todos os idiomas que você adicionou e a detecção e tradução automáticas de novos conteúdos.
• Configuração da marca. Entre o glossário e o modelo de tradução por IA, é possível definir regras fixas que orientam cada tradução gerada. Essa é uma etapa frequentemente ignorada e um dos principais motivos pelos quais o trabalho de revisão se acumula.
• Revisão em equipe. Isso abrange o trabalho dos seus colaboradores na análise dos resultados e no aprimoramento das frases. É também um espaço para tudo o que realmente precise de um falante nativo ou de um tradutor profissional. O tempo necessário para isso depende quase inteiramente de quão bem você configurou a segunda camada.

Nossos próprios dados mostram que mais de quatro em cada cinco usuários confiam exclusivamente em traduções geradas por IA, sem precisar fazer nenhuma edição. Considerando o quanto essa base pode ajudá-lo, recorrer à tradução por IA antes de qualquer outra coisa faz todo o sentido.

Como criar um fluxo de trabalho de tradução de sites para uma equipe pequena (em 4 etapas)

Em vez de contratar mais membros para a equipe e lidar com os custos e o trabalho de treiná-los de acordo com seus padrões, você pode chegar bem longe com um fluxo de trabalho focado e otimizado. Isso pode parecer improvável, mas é possível quando se usa Weglot base.

Vamos examinar as etapas envolvidas, começando pela funcionalidade Weglot, antes de abordarmos as habilidades pessoais de que você precisará.

1. Configurar a base antes de iniciar as traduções

Ao se conectar ao Weglot pela primeira vez, o assistente de configuração irá ajudá-lo a definir o nome do seu projeto, a plataforma, os idiomas e a estrutura do seu domínio.

Seu idioma original é o idioma principal do site, enquanto os idiomas de destino são aqueles que você está adicionando. Não é necessário se comprometer com todos os mercados logo no início, pois você sempre poderá adicionar mais idiomas diretamente no Weglot.

Existem algumas telas para ajudá-lo a fazer traduções mais precisas. Por exemplo, a tela Painel > Glossário permite que você adicione termos que precisam manter a consistência em todas as traduções:

• Nomes de marcas e produtos que nunca devem ser traduzidos.
• CTAs e frases de marketing para as quais você tenha um equivalente aprovado no idioma de destino.
• Termos específicos do setor que a IA interpreta incorretamente sem instruções explícitas.

Para cada entrada, você define uma das duas regras (que também se aplicam retroativamente): traduzir sempre usando um equivalente aprovado ou nunca traduzir.

Alguns conteúdos não devem ser traduzidos de forma alguma, como avisos exigidos por lei ou feeds de dados em tempo real provenientes de sistemas de terceiros. A opção Configurações > Exclusões de tradução permite removê-los do fluxo de trabalho de tradução:

• Páginas inteiras por URL.
• Seções de conteúdo por seletor CSS.
• Padrões de texto específicos que nunca devem ser alterados.

Implementar isso agora significa que você não precisará corrigir manualmente os mesmos termos em novos lotes de conteúdo no futuro. A pesquisa sobre localização da DeepL mostra que mais de 80% dos usuários expressaram preocupações quanto à precisão na tradução de termos específicos do setor. O glossário é a solução mais direta para isso, mas Weglot mais um trunfo na manga.

Configurar o modelo de tradução por IA

O Modelo de Tradução por IA é a camada de alinhamento à marca Weglot. Enquanto a tradução padrão por IA converte o texto com precisão, o Modelo de Tradução define seu registro, as escolhas terminológicas e o tom com base nas instruções que você definir.

Para usá-lo, acesse Configurações > Modelo de idioma para configurá-lo; lá, você precisará fornecer algumas informações:

• Uma descrição da marca e o perfil do seu público-alvo.
• Orientação sobre o tom de voz (formal, informal, coloquial, técnico).
• Instruções específicas para cada idioma, como “use o registro informal em alemão, mas o registro formal em francês”.
• Se as regras do glossário e as edições manuais existentes devem ser incorporadas ao modelo.

O modelo se baseia nas regras e instruções do seu glossário, de modo que começa com um contexto significativo. Uma vez ativado, cada sequência de texto processada por ele recebe uma etiqueta do GenAI na sua Lista de Traduções, que é fácil de filtrar e revisar.

Em nossa opinião, configurar o Modelo de Tradução antes de se estabelecer o restante do fluxo de trabalho de revisão significa que as sequências de texto que sua equipe recebe já estão adaptadas ao tom da sua marca.

2. Defina as funções e convide sua equipe

A maioria das equipes inicia um projeto de tradução com todos tendo o mesmo nível de acesso ao painel. Isso pode parecer flexível no início, mas quando qualquer pessoa pode editar qualquer coisa, a responsabilização desaparece.

Por exemplo, se um termo da marca for usado de forma inconsistente ou se uma chamada à ação (CTA) não corresponder ao tom pretendido, fica difícil saber quem fez a alteração e se ela deve ser mantida. O “jogo da culpa” que se segue não é eficiente!

Isso também se aplica ao caso de conceder acesso total à conta a um tradutor autônomo ou a um colega bilíngue, pois isso representa uma exposição maior do que o necessário para essa relação.

Os três níveis de permissão Weglot resolvem esse tipo de problema antes mesmo que eles surjam:

• Os tradutores podem editar traduções, aplicar o Modelo de Tradução e solicitar traduções profissionais. Essa é a função ideal para um colega bilíngue, um tradutor autônomo ou um revisor de idiomas contratado para um mercado específico.
• Os gerentes têm o mesmo acesso de edição que os tradutores, além da capacidade de adicionar novos idiomas de destino, gerenciar os membros da equipe e ajustar as configurações do projeto. Use essa função para quem for o responsável geral pelo projeto de tradução.
• Os visualizadores podem ver todas as traduções do projeto, mas não podem fazer alterações. Isso funciona bem para as partes interessadas que desejam ter visibilidade do status das traduções sem precisar de acesso para edição.

Para adicionar um membro à equipe, acesse Configurações > Membros do projeto e convide-o por e-mail. Ele terá acesso assim que aceitar o convite.

A tela Weglot exibindo a seção “Membros do projeto”, com uma opção para adicionar um membro da equipe por e-mail.

O número de membros que você pode adicionar depende do seu plano premium. Para uma equipe pequena, a estrutura mais prática é designar uma pessoa ou agência por idioma de destino como Tradutor. Esse único ponto de responsabilidade garante que cada versão linguística tenha um responsável designado.

3. Criar um fluxo de trabalho de revisão direcionado

A Lista Weglot , que exibe o painel de filtros com opções de nível de qualidade, rótulo GenAI, tipo e muito mais.

Nem todo conteúdo apresenta o mesmo risco de tradução. O título de uma página inicial e uma postagem de blog arquivada não são nem de longe equivalentes no que diz respeito às consequências caso a tradução não atinja o objetivo.

Uma abordagem em camadas direciona os esforços da sua equipe para onde é mais importante:

• Sua página inicial e as principais páginas de destino precisam passar por uma revisão completa feita por pessoas. São esses textos em que a qualidade da linguagem molda as primeiras impressões e determina se um visitante permanecerá no site. Qualquer discrepância entre uma tradução funcional e uma comunicação fiel à marca ficará evidente aqui.
• As descrições de produtos e os textos de marketing têm um peso comercial que o modelo básico de IA talvez não consiga captar totalmente, especialmente no caso de marcas em que a distinção entre funcionalidade e benefícios faz parte da identidade da marca.
• Conteúdos de apoio, como posts de blog e páginas de perguntas frequentes, geralmente podem ser processados pela linha de base de IA com revisão seletiva. Seu glossário e seu modelo de tradução manterão a terminologia e o registro consistentes, de modo que a etapa de revisão se concentrará em identificar casos atípicos, em vez de reescrever o texto do zero.
• As páginas jurídicas e os conteúdos regulamentados devem ser traduzidos por profissionais, e você pode solicitar essa tradução diretamente pelo Weglot do Weglot .

Os filtros da Lista de Traduções provavelmente serão onde você passará a maior parte do tempo de revisão. Filtre pelos seguintes critérios, dependendo da sua tarefa atual:

• URL para acessar uma página específica.
• Rótulo GenAI para processar a saída do modelo de tradução em uma etapa dedicada.
• Tag de qualidade automática para identificar traduções feitas por IA que ainda não passaram por revisão humana.
• Data de criação para exibir primeiro as sequências mais recentes.

Para conteúdos sensíveis ao layout, o Visual Editor oferece uma visualização em tempo real da página ao lado da interface de edição.

Idiomas com strings mais longas do que as do inglês (o alemão é o exemplo mais comum) podem fazer com que o texto traduzido ultrapasse os limites do espaço de design. O Visual Editor você identifique e corrija esses problemas antes que os visitantes os vejam.

Atribuição de traduções aos membros da equipe

Em vez de compartilhar uma fila aberta, você pode atribuir strings específicas ao responsável por esse idioma. Na Lista de Traduções, selecione uma ou mais strings, clique nos três pontos na parte inferior da página e escolha “Atribuir a”:

A Lista de Tradução, que mostra as sequências selecionadas, e um menu que exibe a opção “Atribuir a”.

O membro da equipe designado receberá uma notificação por e-mail e poderá acessar a fila filtrando a Lista de Traduções pelo próprio nome.

"Aproveitamos a tradução por IA em nossos 37 idiomas, e nossa equipe global faz ajustes rápidos quando necessário. Isso mudou nossa forma de trabalhar e adoramos isso!"
– Eric Espinoza, IBM

Esse recurso está disponível nos planos Pro e superiores. Para outros níveis de plano, ainda é possível criar uma divisão clara de responsabilidades compartilhando visualizações filtradas da Lista de Traduções. A filtragem por par de idiomas proporciona a cada pessoa uma fila específica, sem a necessidade de qualquer atribuição formal.

4. Definição de um ciclo de manutenção

A vantagem de criar seu fluxo de trabalho no Weglot que você não precisa se preocupar com a manutenção contínua. Quando você atualiza um conteúdo existente ou publica algo novo, Weglot a alteração automaticamente, gera uma nova tradução por IA e atualiza a Lista de Traduções.

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Para a maioria das equipes pequenas, uma frequência de duas vezes por semana cobre o essencial:

• Classifique a lista de traduções por data de criação para exibir as sequências geradas desde a última sessão.
• Analise as filas atribuídas e acompanhe tudo o que ainda estiver pendente de revisão.
• Consulte novamente o glossário para verificar se há alguma terminologia nova. Lembre-se de que as regras adicionadas retroativamente se aplicam a todas as sequências de texto existentes.
• Solicite traduções profissionais para quaisquer páginas antes de uma grande atualização ou do lançamento de uma campanha.

Você pode fazer o pedido a partir da Lista de Traduções, da página de URLs ou diretamente do Visual Editor.

Incluir os pedidos no seu calendário de produção de conteúdo evita que o prazo de entrega se torne um obstáculo de última hora, especialmente quando se leva em conta que as traduções são entregues revisadas e publicadas em 48 a 72 horas.

Um fluxo de trabalho que faz o trabalho pesado, com tecnologia da Weglot

A lógica desse fluxo de trabalho é que a maior parte do trabalho de consistência ocorre antes de sua equipe abrir a Lista de Traduções. Um glossário bem configurado e um modelo de tradução por IA garantem que as sequências de texto que chegam para revisão já estejam alinhadas com a terminologia e o registro da sua marca. Isso agiliza o processo de revisão e reduz a probabilidade de que as mesmas correções apareçam repetidamente.

O processo de definir as bases, atribuir funções, estabelecer um sistema de revisão em etapas e realizar manutenção regular é o que diferencia um site multilíngue que perde o rumo de um que se mantém consistente à medida que seu conteúdo cresce.

Se você estiver pronto para implementar um processo em vez de gerenciar a tradução de forma reativa, pode iniciar seu Weglot gratuito de 14 dias Weglot sem precisar de um cartão de crédito.