De 6 bästa VoIP-verktygen för företag som vill expandera internationellt

När ni expanderar globalt måste ert telefonsystem anpassas efter era behov. Ett verktyg som passar perfekt för ett säljteam i Austin kan sluta fungera så fort ni försöker ge en fransk säljare ett lokalt nummer i Paris eller ta fram en samtalsöversikt på spanska.

Tyvärr fungerar många populära VoIP-verktyg inte särskilt bra internationellt. Ibland fungerar de inte alls. Nextiva, ett välkänt namn inom VoIP-branschen, fungerar utmärkt – men bara om du bedriver verksamhet i USA och delar av Kanada. Om du upptäcker detta först efter att du har tecknat ett avtal sitter du fast.

Oavsett om du säljer utomlands, ger support till kunder i olika tidszoner eller samarbetar med ett internationellt team, så gör rätt telefonsystem en stor skillnad. Vi har valt ut sex alternativ som är värda att titta närmare på, och vi går igenom vad varje alternativ är bäst på och vilka brister det har.

Kortfattat:

• De mest populära VoIP-leverantörerna (Nextiva, Ooma, Grasshopper) är utformade enbart för USA och Kanada, så att expandera globalt innebär ofta att man måste byta verktyg helt och hållet.
• De största fallgroparna för internationella team handlar sällan om avancerade funktioner. Det handlar i stället om grundläggande saker: tillgång till lokala telefonnummer, flerspråkig AI och om din nyanställda i Madrid kan komma igång på mindre än en timme.
• Vi rekommenderar Zoom Phone och Microsoft Phone för användare som redan är en del av Microsofts och Zooms ekosystem, Allo för små team som vill ha kraftfulla AI-funktioner och tydlig prissättning, samt Cloudtalk för team som säljer internationellt.

Våra rekommendationer i korthet

Vanliga utmaningar för internationella team när det gäller deras telefonsystem

De flesta köparnas ånger när de expanderar internationellt kan härledas till samma få problem, så det lönar sig att känna till dem innan man jämför olika verktyg.

Brist på lokala telefonnummer

Under vårt senaste evenemang, Next Market Live : Spanien, berättade en av våra paneldeltagare, Fleet, hur viktigt det var för dem att använda lokala telefonnummer i sitt kundutvecklingsarbete.

Som de förklarade skapar lokala nummer förtroende, och de är ofta ett krav för att uppfylla lokala telekommunikationsbestämmelser. Förvånansvärt många VoIP-leverantörer begränsar utbudet till nummer i USA och Kanada, eller tar ut en rejäl extraavgift för internationella nummer.

Oförutsägbara och/eller dyra priser

Avgifterna för internationella samtal kan sätta käppar i hjulet för en månadsbudget. Vissa leverantörer döljer minutavgifterna, medan andra tar ut extra avgifter för AI-funktioner, SMS eller varje ytterligare nummer. När man väl räknar ihop allt visar det sig att det abonnemang på ”25 dollar per användare” som man tecknade kostar tre gånger så mycket.

Svår introduktionsperiod för distansanställda

Om din nyanställde i Berlin behöver en IT-administratör som hjälper till med driftsättningen har du redan förlorat en dag. Med de bästa verktygen kan man ladda ner appen, logga in och börja ringa inom 10 minuter. De sämsta kräver installationer på stationära datorer som endast fungerar med Windows eller licensering i flera steg via olika administratörspaneler.

Bristande integration med verktyg som används dagligen (främst CRM-systemet)

Ditt CRM-system är den enda tillförlitliga källan. Om ditt telefonsystem inte automatiskt överför samtalsinspelningar, transkriptioner och kontaktuppdateringar till HubSpot, Salesforce eller Pipedrive kommer säljarna att strunta i att registrera uppgifterna, och datakvaliteten kommer att försämras avsevärt.

Regler för samtalsdirigering som är svåra att konfigurera

Att vidarebefordra ett samtal till rätt person över flera kontor, tidszoner och språk är svårare än det låter. Vissa verktyg underlättar detta med visuella flödesbyggare. Andra gömmer funktionen bakom administrationsmenyer som kräver en konsult för att konfigureras.

Nu ska vi gå igenom dina alternativ.

Bäst för team som främst använder Zoom: Zoom Phone

Zoom Phone lanserades 2019 som en naturlig förlängning av Zoom-huvudprodukten. Om ditt team redan tillbringar hela dagen i Zoom Meetings går det smidigt att lägga till Zoom Phone: samma inloggning, samma gränssnitt, samma adressbok.

Varför internationella team gillar Zoom Phone

• Lokala nummer i 49 länder, vilket innebär en gedigen global täckning.
• AI Companion stöder 32 språk för transkription och sammanfattningar efter samtal.
• 195 inbyggda integrationer på Zoom Marketplace, däribland HubSpot och Salesforce (även om HubSpot-integrationen har fått betyget 1,9/5 på HubSpot Marketplace).
• Smidiga övergångar mellan telefonsamtal, videosamtal och mobil, vilket är praktiskt om du snabbt behöver övergå från ett säljsamtal till ett Zoom-möte.

Nackdelen: inställningarna kan vara förvirrande, med många alternativ och benämningar som inte alltid är intuitiva (men om du använder Zoom vet du säkert redan detta). Det finns heller ingen AI-baserad telefonsvarstjänst eller AI-IVR, vilket är en brist om du vill ha fullständig automatisering.

Priser för Zoom Phone

• Obegränsat i USA och Kanada: 18 $/användare/månad.
• Pro Plus: 24 $/användare/månad (innehåller både Zoom Phone och Zoom Workspace).
• Business Plus: 29 $/användare/månad (inkluderar SSO och större möteskapacitet).

De internationella priserna varierar beroende på destination, så kolla på Zooms prissida för en översikt över priserna land för land.

Bäst för små internationella team: Allo

Allo är ett nyare telefonsystem som bygger på AI och är mobilanpassat, lanserat 2024 och med huvudkontor i Miami. Det är särskilt utformat för små team, små och medelstora företag samt säljteam som inte vill brottas med företagsprogramvara.

Konceptet är enkelt: skaffa ett telefonsystem som i första hand fungerar på din telefon, har inbyggd AI och inte överraskar dig med extra tillägg.

Varför internationella team gillar Allo

Det finns några saker som är särskilt viktiga för team som arbetar över gränserna:

• Den AI-drivna telefonsvarstjänsten talar franska, spanska och engelska, och själva appen finns tillgänglig på alla tre språken. AI-transkriptionen stöder 36 språk, vilket täcker behoven hos de flesta team.
• Mobilanpassad introduktion. En nyanställd laddar ner appen, loggar in och kan ta emot samtal inom några minuter – utan att någon IT-administratör behöver ingripa. Datorappen fungerar på samma sätt.
• CRM-integrationer som faktiskt synkroniserar det som är viktigt. Inbyggda integrationer med HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Attio, Notion och Zoho överför automatiskt samtalsinspelningar, transkriptioner och kontaktuppdateringar. HubSpot-integrationen har fått betyget 5/5 på HubSpots marknadsplats, vilket är ovanligt i denna kategori.
• Inga tilläggstjänster. AI-funktioner, SMS och internationella samtal ingår alla i Business-abonnemanget.
• Transparent prissättning: Allo publicerar sina priser för internationella samtal på sin webbplats. Du behöver inte kontakta deras kundtjänst eller säljteam.

Nackdelen: Allo är ett nyare verktyg och inte egentligen utformat för stora företag med hundratals handläggare eller komplexa arbetsflöden inom kontaktcenter.

Priser för Allo

• Startpaket: 25 $/månad för en användare. Inkluderar obegränsade inrikes samtal, ett lokalt nummer, AI-sammanfattningar och IVR.
• Företag: 45 $/användare/månad. Inkluderar CRM-integrationer, obegränsad AI-svarstjänst, SMS och internationella samtal.

Ytterligare telefonnummer kostar 5 dollar per månad och styck. Det finns en 7-dagars gratis provperiod och inga installationsavgifter. Priserna för internationella samtal finns angivna på Allos prissida.

Bäst för företag som använder Microsoft 365: Microsoft Teams Phone

Om ditt företag satsar helhjärtat på Microsoft 365 är Microsoft Teams Phone det självklara förstahandsvalet. Samtalen hanteras direkt i Teams, kontakterna synkroniseras från Outlook och AI-funktionerna drivs via Copilot.

Varför internationella team föredrar Microsoft Teams Phone

• Lokala nummer i över 30 länder.
• Copilot AI stöder 41 språk för realtidstranskription.
• Tät integration med övriga delar av Microsoft 365: Outlook-kontakter, Teams-chatt, kalender.
• Pålitlig samtalskvalitet och ett överskådligt användargränssnitt när det väl är konfigurerat.

Det finns dock en hake. Installationen är känd för att vara komplicerad: man behöver vanligtvis en Microsoft 365-licens, sedan en Teams Phone-licens och därefter ett samtalsabonnemang (tre separata köp), och administratörsgränssnittet skickar en fram och tillbaka mellan inställningarna för Microsoft 365 och Teams Phone utan någon vägledning. Räkna med att IT-administratören måste hjälpa till.

AI-funktionerna kostar också extra; Copilot är ett separat tillägg som kostar 30 dollar per användare och månad. CRM-integrationerna ligger efter specialiserade VoIP-verktyg (HubSpot-integrationen får betyget 3,3 av 5), och det finns ingen inbyggd Salesforce-integration.

Priser för Microsoft Teams Phone

• Teams Phone Standard: 10 $/användare/månad (kräver en separat teleoperatör).
• Teams Phone med kontantkort: 13 $ per användare och månad.
• Teams Phone med samtalsabonnemang: 17 $/användare/månad (inkluderar 3 000 minuter för utgående samtal inom USA, Storbritannien och Kanada).

Lägg till en Teams-licens (från 4 $/användare/månad) och Copilot (30 $/användare/månad) utöver detta. De internationella priserna finns publicerade i Microsoft 365-administrationscentret.

Bäst för sälj- och supportteam: CloudTalk

CloudTalk grundades i Slovakien 2016 och betjänar idag 4 000 kunder i 100 länder. Tjänsten är särskilt utvecklad för sälj- och supportteam, inklusive mindre kontaktcenter.

Varför internationella team gillar CloudTalk

• Lokala nummer i över 160 länder – en av de mest omfattande täckningskartorna i sin kategori.
• Automatisk omkoppling till lokalt nummer vid utgående samtal, så att potentiella kunder ser ett välbekant riktnummer.
• 70 inbyggda integrationer, bland annat Salesforce, HubSpot (betyg 4,3/5 på HubSpot Marketplace), Pipedrive, Zoho, Odoo och många fler.
• Fyra alternativ för samtalsdirigering (Ring alla, Round Robin, Slumpmässigt, Senast anropad) som kan konfigureras på ringgruppsnivå.
• Ett överskådligt och användarvänligt gränssnitt.

Nackdelarna: samtalskvaliteten kan variera beroende på var man befinner sig, och svarstiderna hos kundsupporten ger upphov till klagomål. Samtal med kundtjänstmedarbetare debiteras dessutom separat.

Priser för CloudTalk

• Lite: 27 $/användare/månad. Obegränsade inrikes samtal och lokala nummer, men de flesta funktionerna är låsta.
• Essential: 39 $/användare/månad. Inkluderar IVR, ringgrupper och integrationer.
• Expert: 69 $/användare/månad (minst 3 licenser). Inkluderar automatisk uppringning, realtidsövervakning och stöd för WhatsApp.

Det finns en 14-dagars gratis provperiod utan krav på kreditkort. De internationella priserna är inte offentliggjorda, så du måste kontakta deras supportavdelning direkt.

Bäst för etablerade säljteam: Aircall

Aircall startade i Paris 2014 som en utmanare till hårdvarubaserade telefonsystem och har vuxit till ett av de mest kända varumärkena inom branschen. Det är ett tryggt och beprövat val, särskilt om du redan har investerat i Salesforce eller HubSpot.

Varför internationella team gillar Aircall

• Lokala nummer i 38 länder.
• Djupgående CRM-integrationer med HubSpot, Salesforce (avancerad), Attio, Pipedrive, Zoho, Intercom och flera andra. HubSpot-integrationen har fått betyget 4,3/5 på HubSpots marknadsplats.
• Ett erkänt och pålitligt varumärke som är lätt att försvara internt.
• Effektiv samtalsfördelning (slumpmässig, samtidig, längsta lediga).

Några viktiga saker att tänka på: AI-funktionerna är begränsade till endast engelska och franska, vilket utgör ett stort hinder om ditt team arbetar på tyska, italienska eller portugisiska. Det krävs minst tre licenser, vilket gör det dyrt för mycket små team.

Priser för Aircall

• Grundpaket: 40 $/användare/månad (minst 3 licenser). Lokalt telefonnummer, obegränsade samtal till USA och Kanada, IVR, samtalsinspelning.
• Professional: 70 $/användare/månad. Inkluderar avancerad analys, automatisk uppringning och inlämning av röstmeddelanden.

AI Voice Agent (0,49 $/min), WhatsApp (10 $/användare/månad) och Analytics+ (15 $/användare/månad) är tilläggstjänster.

Tyvärr offentliggör Aircall inte sina priser för internationella samtal och rekommenderar att man kontaktar deras team för att få en uppskattning av kostnaderna.

Bäst för stora kontaktcenter: 8x8

8x8 har funnits sedan år 2000 och är utvecklat för kontaktcenter och större företag. Om du har hundratals handläggare, kontrollpaneler för arbetsledare och komplexa krav på regelefterlevnad är detta ett verktyg som passar just dig.

Varför internationella team gillar 8x8

• Lokala nummer i över 100 länder.
• 75 inbyggda integrationer, däribland Salesforce, Pipedrive, Zoho, ServiceNow och HubSpot (även om HubSpot-integrationen får ett lågt betyg på 1,6/5).
• Storskaliga engagemangskampanjer via text-till-tal, SMS och meddelandeappar.
• Automatisk uppringning, verktyg för övervakning av handläggare, detaljerad analys – de verktyg för kontaktcenter som du kan förvänta dig.

Utmaningarna är påtagliga: 8x8 är komplicerat att konfigurera (en recensent uttryckte det rakt ut: ”konfigurationsprocessen är svår att hantera på egen hand”), priserna för de högre nivåerna är inte offentliga, det sägs vara besvärligt att säga upp abonnemanget och flera användare klagar på kvaliteten på supporten. Det här är inte ett verktyg för små team. Men om du har ett stort team kan 8x8 vara ett bra val.

Priser för 8x8

Priserna är inte längre offentliga. Enligt uppgift börjar priserna på cirka 24 dollar per användare och månad för startpaketet och 44 dollar per användare och månad för ett mer omfattande paket. Du måste kontakta säljavdelningen för att få en exakt offert, och internationella priser fastställs från fall till fall.

3 tips för att hitta rätt VoIP-lösning för ditt team

Att välja ett telefonsystem handlar inte bara om funktionslistor; det handlar om huruvida den dagliga användarupplevelsen håller måttet när ditt team är utspritt över flera kontinenter.

Kontrollera processen för att introducera nya användare

Innan du skriver under något, registrera dig för den kostnadsfria provperioden och mät hur lång tid det tar att: ladda ner appen, flytta (eller köpa) ett nummer och ringa ditt första samtal. Om det tar längre tid än 30 minuter för en användare utan tekniska kunskaper, tänk dig då att behöva göra det för varje nyanställd utomlands. Extrapoäng om det inte finns någon IT-administratör inblandad.

Kolla priserna för utrikesamtal och fokusera på dina vanligaste resmål

Titta inte bara på det angivna priset per användare. Titta istället på minutpriserna för de fem länder som ditt team faktiskt ringer mest till. Vissa operatörer är billiga när det gäller USA och Kanada, men förvånansvärt dyra till länder som Brasilien, Indien eller Italien. Ett 90 sekunder långt samtal till ett mobilnummer i Argentina kan kosta mer än ett 10 minuter långt samtal inom USA.

Se till att de stöder lokala telefonnummer och flera språk för AI-funktionerna

Två saker att kontrollera här. För det första: kontrollera att de verkligen erbjuder lokala telefonnummer i alla länder där ditt team är verksamt (och läs det finstilta om dokumentationskrav – vissa länder kräver en lokal adress). För det andra: om du använder AI för transkribering, sammanfattningar eller en telefonsvarstjänst, se till att de språk som ditt team talar stöds. En AI-receptionist som bara talar engelska kommer att frustrera hälften av dina samtalsparter.

Slutsats

Det finns ingen enskild ”bästa” VoIP-lösning för att expandera globalt – det rätta valet beror på storleken på ditt team, de länder där du bedriver verksamhet och de verktyg du redan använder.

• Om ni är ett litet eller medelstort team som vill ha en lösning som helt enkelt fungerar (med AI och CRM-synkronisering inkluderat), är Allo det bästa valet.
• Om du redan använder Zoom eller Microsoft 365 i stor utsträckning är Zoom Phone och Microsoft Teams Phone självklara val – se bara till att budgetera för installationstiden respektive kostnaderna för Copilot.
• Om du behöver bred täckning i flera länder och funktioner för säljteam är både CloudTalk och Aircall beprövade alternativ (CloudTalk har fördelar när det gäller geografisk täckning och pris; Aircall har fördelar när det gäller varumärke och CRM-funktioner).
• Om du driver ett stort kontaktcenter har 8x8 de verktyg du behöver, men räkna med att implementeringen blir mer omfattande.

Oavsett vilket alternativ du väljer bör du först göra ett test. Testa tjänsten från det land där du ska rekrytera, inte bara från ditt huvudkontor. Skillnaden mellan en VoIP-tjänst som tekniskt sett stöder ett land och en som faktiskt fungerar bra där är större än vad leverantörernas broschyrer ger sken av.

Ett telefonsystem är en del av att expandera globalt. Din webbplats är en annan del, och det är just det vi kan bäst. Weglot din webbplats flerspråkig på några minuter, så att kunder på alla marknader kan kommunicera med dig på sitt eget språk. Starta din 14-dagars kostnadsfria provperiod och upptäck hur enkelt det är att bli flerspråkig.