6 nejlepších VoIP nástrojů pro firmy expandující na mezinárodní trhy

Při globální expanzi se musí váš telefonní systém přizpůsobovat vašim potřebám. Nástroj, který je ideální pro obchodní tým v Austinu, může selhat v okamžiku, kdy se pokusíte přidělit francouzskému obchodnímu zástupci místní pařížské číslo nebo vygenerovat přehled hovorů ve španělštině.

Bohužel mnoho populárních VoIP nástrojů v zahraničí nefunguje dobře. Někdy nefungují vůbec. Nextiva, známá značka v oblasti VoIP, funguje skvěle – ale pouze pokud působíte v USA a v některých částech Kanady. Pokud na to přijdete až po podepsání smlouvy, máte smůlu.

Ať už prodáváte do zahraničí, poskytujete zákaznickou podporu v různých časových pásmech nebo spolupracujete s mezinárodním týmem, správný telefonní systém má skutečně zásadní význam. Vybrali jsme 6 řešení, která stojí za to si podrobně prohlédnout, a podrobně si rozebereme, v čem je každé z nich nejlepší a v čem má své nedostatky.

Stručné shrnutí:

• Nejoblíbenější poskytovatelé služeb VoIP (Nextiva, Ooma, Grasshopper) jsou určeni výhradně pro USA a Kanadu, takže expanze na globální trh často znamená úplný přechod na jiné nástroje.
• Největší úskalí pro mezinárodní týmy málokdy souvisejí s pokročilými funkcemi. Jde především o základní věci: dostupnost místních telefonních čísel, vícejazyčná umělá inteligence a to, zda se váš nový zaměstnanec v Madridu dokáže zapracovat za méně než hodinu.
• Uživatelům, kteří již využívají ekosystémy Microsoft a Zoom, doporučujeme Zoom Phone a Microsoft Phone; malým týmům, které hledají výkonné funkce umělé inteligence a transparentní cenovou politiku, doporučujeme Allo; a týmům, které prodávají na mezinárodních trzích, doporučujeme Cloudtalk.

Naše doporučení v kostce

Časté problémy mezinárodních týmů s jejich telefonními systémy

Lítost, kterou většina kupujících pociťuje při vstupu na mezinárodní trh, souvisí s několika málo problémy, a proto se vyplatí se s nimi seznámit ještě předtím, než začnete porovnávat jednotlivé nástroje.

Chybějící místní telefonní čísla

Během naší nedávné Next Market Live : Španělsko nám jeden z účastníků panelové diskuze, společnost Fleet, sdělil, jak důležité pro ně bylo používat místní telefonní čísla při oslovování potenciálních zákazníků.

Jak vysvětlili, místní telefonní čísla budují důvěru a jejich používání je často vyžadováno v souladu s místními telekomunikačními předpisy. Překvapivě mnoho poskytovatelů služeb VoIP omezuje nabídku pouze na čísla v USA a Kanadě, nebo si za mezinárodní čísla účtuje značný příplatek.

Nepředvídatelné a/nebo drahé ceny

Ceny za mezinárodní hovory mohou značně zatížit měsíční rozpočet. Někteří poskytovatelé skrývají poplatky za minutu, jiní účtují příplatky za funkce umělé inteligence, SMS nebo za každé další číslo. Až to všechno sečtete, zjistíte, že tarif za „25 $ na uživatele“, který jste si sjednali, vás ve skutečnosti vyjde třikrát dražší.

Náročné zapracování zaměstnanců pracujících na dálku

Pokud váš nový zaměstnanec v Berlíně potřebuje, aby mu správce IT pomohl s nastavením, už jste ztratili celý den. S těmi nejlepšími nástroji si uživatel stačí stáhnout aplikaci, přihlásit se a do 10 minut může začít volat. Ty nejhorší vyžadují instalaci na stolní počítač pouze s Windows nebo několikakrokové přiřazování licencí v různých správcovských rozhraních.

Chybějící integrace s běžně používanými nástroji (zejména s CRM)

Váš CRM systém je jediným spolehlivým zdrojem informací. Pokud váš telefonní systém automaticky neodesílá nahrávky hovorů, přepisy a aktualizace kontaktů do HubSpotu, Salesforce nebo Pipedrive, budou obchodní zástupci vynechávat zaznamenávání údajů a kvalita vašich dat se výrazně zhorší.

Pravidla pro směrování hovorů, která se obtížně nastavují

Přesměrování hovoru na správnou osobu napříč několika pobočkami, časovými pásmy a jazyky je složitější, než se zdá. Některé nástroje to usnadňují díky vizuálním nástrojům pro tvorbu toků. Jiné tuto funkci skrývají v administrátorských nabídkách, k jejichž nastavení je zapotřebí konzultanta.

Pojďme si teď shrnout vaše možnosti.

Ideální pro týmy, které využívají především Zoom: Zoom Phone

Služba Zoom Phone byla spuštěna v roce 2019 jako přirozené rozšíření hlavního produktu Zoom. Pokud váš tým již celý den využívá Zoom Meetings, bude pro něj přidání služby Zoom Phone zcela bezproblémové: stejné přihlášení, stejné uživatelské rozhraní, stejný adresář.

Proč mezinárodní týmy upřednostňují Zoom Phone

• Místní telefonní čísla ve 49 zemích, což představuje solidní globální pokrytí.
• AI Companion podporuje 32 jazyků pro přepis a souhrny po skončení hovoru.
• 195 nativních integrací na tržišti Zoom, včetně HubSpot a Salesforce (ačkoli integrace HubSpot má na tržišti HubSpot hodnocení 1,9/5).
• Plynulé přechody mezi telefonem, videohovorem a mobilním zařízením, což se hodí, pokud potřebujete během hovoru na místě přejít z prodejního hovoru na schůzku přes Zoom.

Nevýhoda: nastavení může být matoucí, protože obsahuje spoustu možností a označení, která nejsou vždy intuitivní (ale pokud používáte Zoom, to už jistě víte). Chybí také automatická hlasová služba s umělou inteligencí nebo IVR s umělou inteligencí, což je nedostatek, pokud chcete plnou automatizaci.

Ceny služby Zoom Phone

• Neomezený přístup v USA a Kanadě: 18 $ za uživatele a měsíc.
• Pro Plus: 24 $ za uživatele a měsíc (zahrnuje balíček Zoom Phone a Zoom Workspace).
• Business Plus: 29 $ za uživatele a měsíc (zahrnuje SSO a větší kapacitu schůzek).

Mezinárodní tarify se liší podle destinace, proto si na stránce s ceníkem služby Zoom zkontrolujte podrobný přehled podle jednotlivých zemí.

Nejlepší volba pro malé mezinárodní týmy: Allo

Allo je novější telefonní systém založený na umělé inteligenci a zaměřený především na mobilní zařízení, který byl uveden na trh v roce 2024 a jehož centrála se nachází v Miami. Je navržen speciálně pro malé týmy, malé a střední podniky a prodejní týmy, které se nechtějí potýkat s podnikovým softwarem.

Nabídka je jednoduchá: pořiďte si telefonní systém, který především funguje na vašem telefonu, má integrovanou umělou inteligenci a nepřekvapí vás žádnými doplňkovými službami.

Proč mají mezinárodní týmy rádi Allo

Pro týmy působící v zahraničí je důležité zejména několik věcí:

• AI hlasová služba hovoří francouzsky, španělsky a anglicky a samotná aplikace je k dispozici ve všech třech jazycích. AI přepis podporuje 36 jazyků, což pokrývá potřeby většiny týmů.
• Onboarding zaměřený na mobilní zařízení. Nový zaměstnanec si stáhne aplikaci, přihlásí se a během několika minut už přijímá hovory – bez nutnosti zásahu správce IT. Stejným způsobem funguje i aplikace pro stolní počítače.
• Integrace s CRM systémy, které skutečně synchronizují to důležité. Nativní integrace s HubSpotem, Pipedrive, Salesforce, Attio, Notion a Zoho automaticky přenášejí nahrávky hovorů, přepisy a aktualizace kontaktů. Integrace s HubSpotem má na tržišti HubSpot hodnocení 5/5, což je v této kategorii vzácné.
• Žádné doplňkové služby. Funkce umělé inteligence, SMS a mezinárodní volání jsou součástí tarifu Business.
• Transparentní ceník: Společnost Allo zveřejňuje své sazby za mezinárodní hovory na svých webových stránkách. Není třeba kontaktovat její zákaznický servis ani obchodní tým.

Nevýhoda: Allo je novější služba a není přímo určena pro velké podniky se stovkami operátorů nebo se složitými pracovními postupy v kontaktních centrech.

Ceny služby Allo

• Základní tarif: 25 $/měsíc pro jednoho uživatele. Zahrnuje neomezené vnitrostátní hovory, místní číslo, souhrny generované umělou inteligencí a IVR.
• Firemní tarif: 45 $ za uživatele a měsíc. Zahrnuje integraci s CRM, neomezenou službu automatických odpovědí s využitím umělé inteligence, SMS a mezinárodní volání.

Každé další telefonní číslo stojí 5 $ měsíčně. K dispozici je 7denní bezplatná zkušební verze a neúčtují se žádné zřizovací poplatky. Ceny za mezinárodní hovory jsou uvedeny na stránce s ceníkem služby Allo.

Ideální volba pro firmy využívající Microsoft 365: Microsoft Teams Phone

Pokud vaše společnost plně využívá Microsoft 365, je Microsoft Teams Phone jasnou volbou. Volání probíhá přímo v aplikaci Teams, kontakty se synchronizují z Outlooku a funkce umělé inteligence jsou řízeny prostřednictvím Copilotu.

Proč mezinárodní týmy upřednostňují Microsoft Teams Phone

• Místní telefonní čísla ve více než 30 zemích.
• Copilot AI podporuje 41 jazyků pro přepis v reálném čase.
• Úzká integrace s ostatními aplikacemi balíku Microsoft 365: kontakty v Outlooku, chat v Teams, kalendář.
• Spolehlivá kvalita hovorů a přehledné uživatelské rozhraní, jakmile je aplikace nastavena.

Je tu ale jeden háček. Nastavení je proslulé svou složitostí: obvykle potřebujete licenci Microsoft 365, dále licenci Teams Phone a nakonec tarif pro volání (3 samostatné nákupy), přičemž správce je při nastavování bez jakéhokoli návodu přeskakován mezi nastavením Microsoft 365 a Teams Phone. Počítejte s tím, že bude zapotřebí zapojení IT správce.

Funkce umělé inteligence jsou rovněž zpoplatněny; Copilot je samostatný doplněk za 30 $ za uživatele a měsíc. Integrace s CRM systémy zaostávají za specializovanými VoIP nástroji (integrace s HubSpotem získala hodnocení 3,3/5) a chybí nativní integrace se Salesforce.

Ceny služby Microsoft Teams Phone

• Tarif Teams Phone Standard: 10 $ za uživatele a měsíc (vyžaduje samostatného poskytovatele telefonních služeb).
• Týmový telefon s předplaceným tarifem: 13 $ za uživatele a měsíc.
• Služba Teams Phone s tarifem: 17 $ za uživatele a měsíc (zahrnuje 3 000 minut pro odchozí hovory v rámci USA, Velké Británie a Kanady).

K tomu přidejte licenci Teams (od 4 $ za uživatele a měsíc) a Copilot (30 $ za uživatele a měsíc). Mezinárodní sazby jsou zveřejněny v administračním centru Microsoft 365.

Nejlepší volba pro prodejní a podpůrné týmy: CloudTalk

Společnost CloudTalk byla založena na Slovensku v roce 2016 a v současnosti poskytuje služby 4 000 zákazníkům ve 100 zemích. Je určena zejména pro prodejní a zákaznické týmy, včetně malých kontaktních center.

Proč mají mezinárodní týmy rádi CloudTalk

• Místní telefonní čísla ve více než 160 zemích – jedna z nejrozsáhlejších map pokrytí v této kategorii.
• Při odchozích hovorech dochází k automatickému přepnutí na místní číslo, takže potenciální zákazníci vidí známou předvolbu.
• 70 nativních integrací, včetně Salesforce, HubSpot (hodnocení 4,3/5 na tržišti HubSpot), Pipedrive, Zoho, Odoo a dalších.
• Čtyři možnosti směrování hovorů (Všechny zvoní, Round Robin, Náhodně, Nejméně nedávný), které lze nastavit na úrovni skupiny vyzvánění.
• Přehledné a snadno ovladatelné rozhraní.

Nevýhody: kvalita hovorů může být v závislosti na geografické poloze kolísavá a doba odezvy zákaznické podpory je předmětem stížností. Hlasoví operátoři se navíc účtují zvlášť.

Ceny služby CloudTalk

• Lite: 27 $ za uživatele a měsíc. Neomezené vnitrostátní hovory a místní čísla, většina funkcí je však zablokována.
• Balíček Essential: 39 $ za uživatele a měsíc. Zahrnuje IVR, skupiny vyzvánění a integrace.
• Expert: 69 $ za uživatele a měsíc (minimálně 3 licence). Zahrnuje funkci Power Dialer, živé monitorování a podporu pro WhatsApp.

K dispozici je 14denní bezplatná zkušební verze, k níž není třeba zadávat údaje o kreditní kartě. Ceny pro zahraniční zákazníky nejsou veřejně uvedeny, proto se budete muset obrátit přímo na jejich tým podpory.

Nejlepší volba pro zavedené prodejní týmy: Aircall

Společnost Aircall vznikla v Paříži v roce 2014 jako konkurent hardwarových telefonních systémů a vyrostla v jednu z nejznámějších značek v tomto odvětví. Jedná se o spolehlivou a osvědčenou volbu, zejména pokud jste již investovali do Salesforce nebo HubSpot.

Proč mají mezinárodní týmy rádi Aircall

• Místní telefonní čísla ve 38 zemích.
• Hluboká integrace CRM se systémy HubSpot, Salesforce (pokročilá), Attio, Pipedrive, Zoho, Intercom a dalšími. Integrace s HubSpotem má na tržišti HubSpot hodnocení 4,3/5.
• Uznávaná a důvěryhodná značka, kterou lze snadno prosazovat uvnitř firmy.
• Směrování hovorů podle kritérií (náhodně, souběžně, podle nejdelší doby nečinnosti).

Několik důležitých upozornění: Funkce umělé inteligence jsou k dispozici pouze v angličtině a francouzštině, což představuje zásadní omezení, pokud váš tým pracuje v němčině, italštině nebo portugalštině. Minimální počet licencí je 3, což pro velmi malé týmy znamená, že je tato služba poměrně drahá.

Ceny služby Aircall

• Základní balíček: 40 $ za uživatele a měsíc (minimálně 3 licence). Místní telefonní číslo, neomezené volání do USA a Kanady, IVR, nahrávání hovorů.
• Profesionální: 70 $ za uživatele a měsíc. Zahrnuje pokročilé analytické funkce, automatické vytáčení a nahrávání do hlasové schránky.

AI Voice Agent (0,49 $/min), WhatsApp (10 $/uživatel/měsíc) a Analytics+ (15 $/uživatel/měsíc) jsou doplňkové služby.

Aircall bohužel své sazby za mezinárodní hovory veřejně nezveřejňuje a doporučuje obrátit se na jejich tým, abyste si mohli odhadnout své náklady.

Nejlepší volba pro velká kontaktní centra: 8x8

Služba 8x8 existuje již od roku 2000 a je určena pro kontaktní centra a větší podniky. Pokud máte stovky operátorů, řídicí panely pro supervizory a komplexní požadavky na dodržování předpisů, je to přesně ten nástroj, který vám vyhovuje.

Proč mají mezinárodní týmy rádi 8x8

• Místní telefonní čísla ve více než 100 zemích.
• 75 nativních integrací, včetně Salesforce, Pipedrive, Zoho, ServiceNow a HubSpot (ačkoli integrace s HubSpotem získala nízké hodnocení 1,6/5).
• Hromadné kampaně zaměřené na zapojení zákazníků prostřednictvím technologie převodu textu na řeč, SMS a aplikací pro zasílání zpráv.
• Funkce automatického vytáčení, nástroje pro dohled nad operátory, podrobné analytické přehledy – sada nástrojů pro kontaktní centrum, jakou byste očekávali.

Výzvy jsou reálné: konfigurace služby 8x8 je složitá (jeden recenzent přímo uvedl, že „konfigurační proces je obtížné zvládnout samostatně“), ceny vyšších tarifů nejsou zveřejněny, zrušení služby je údajně komplikované a řada uživatelů si stěžuje na kvalitu technické podpory. Nejedná se o nástroj pro malé týmy. Pokud však máte velký tým, mohla by být služba 8x8 dobrou volbou.

Ceny služby 8x8

Ceny již nejsou zveřejňovány. Podle dostupných informací se ceny základního tarifu pohybují kolem 24 $ za uživatele a měsíc a u komplexnějšího tarifu kolem 44 $ za uživatele a měsíc. Pro přesnou cenovou nabídku se budete muset obrátit na obchodní oddělení; mezinárodní sazby se stanovují individuálně pro každou konkrétní zakázku.

3 tipy, jak najít správné VoIP řešení pro váš tým

Při výběru telefonního systému nejde jen o seznam funkcí; jde o to, zda systém obstojí v každodenním provozu, když je váš tým rozptýlen po různých kontinentech.

Zkontrolujte proces zapracování nových uživatelů

Než cokoli podepíšete, zaregistrujte se na bezplatnou zkušební verzi a změřte si, jak dlouho trvá: stažení aplikace, přenos (nebo zakoupení) telefonního čísla a uskutečnění prvního hovoru. Pokud to u uživatele bez technických znalostí trvá déle než 30 minut, představte si, že byste to museli dělat pro každého nového zaměstnance v zahraničí. Bonusové body, pokud do toho není zapojen žádný IT správce.

Podívejte se na sazby za mezinárodní hovory a zaměřte se na destinace, kam voláte nejčastěji

Nezaměřujte se pouze na cenu za uživatele uvedenou v nadpisu. Podívejte se na sazby za minutu pro pět zemí, do kterých váš tým volá nejčastěji. Někteří poskytovatelé nabízejí levné volání do USA a Kanady, ale jsou překvapivě drahí v případě zemí jako Brazílie, Indie nebo Itálie. 90sekundový hovor na mobilní číslo v Argentině může stát více než 10minutový hovor v rámci USA.

Ujistěte se, že podporují místní telefonní čísla a více jazyků pro funkce umělé inteligence

Zde je třeba zkontrolovat dvě věci. Za prvé: ověřte si, zda skutečně nabízejí místní telefonní čísla ve všech zemích, kde váš tým působí (a pečlivě si přečtěte podmínky týkající se dokumentace – některé země vyžadují místní adresu). Za druhé: pokud využíváte umělou inteligenci pro přepis, vytváření shrnutí nebo telefonickou recepci, ujistěte se, že jsou podporovány jazyky, kterými váš tým hovoří. Umělá inteligence v roli recepční, která mluví pouze anglicky, zklame polovinu vašich volajících.

Závěr

Neexistuje jediná „nejlepší“ služba VoIP pro mezinárodní působení – správná volba závisí na velikosti vašeho týmu, zemích, ve kterých působíte, a nástrojích, které již používáte.

• Pokud jste malý nebo středně velký tým a hledáte řešení, které prostě funguje (včetně synchronizace s AI a CRM), je Allo pro vás tou nejlepší volbou.
• Pokud již intenzivně využíváte Zoom nebo Microsoft 365, jsou Zoom Phone a Microsoft Teams Phone logickou volbou; nezapomeňte však počítat s časem potřebným na nastavení a s náklady na Copilot.
• Pokud potřebujete široké pokrytí na celostátní úrovni a sadu funkcí pro prodejní týmy, jsou CloudTalk i Aircall osvědčenými možnostmi (CloudTalk vede v oblasti geografického pokrytí a ceny; Aircall zase v oblasti značky a rozsahu funkcí CRM).
• Pokud provozujete velké kontaktní centrum, společnost 8x8 vám nabízí potřebné nástroje, ale počítejte s náročnější implementací.

Ať už si vyberete cokoli, nejprve si to vyzkoušejte. Otestujte to přímo v zemi, kde plánujete najímat zaměstnance, a ne jen z centrály. Rozdíl mezi službou VoIP, která danou zemi technicky podporuje, a tou, která tam skutečně dobře funguje, je větší, než se uvádí v brožurách dodavatelů.

Telefonní systém je jedním z prvků globální expanze. Dalším je vaše webová stránka, a právě v tom se vyznáme nejlépe. Weglot váš web vícejazyčný během několika minut, takže zákazníci na všech trzích s vámi budou komunikovat ve svém vlastním jazyce. Vyzkoušejte si 14denní bezplatnou zkušební verzi a přesvědčte se, jak snadné je přejít na vícejazyčný web.