Jak stworzyć proces tłumaczenia stron internetowych dla małego zespołu

Dodanie nowego języka do strony internetowej może wydawać się szybkim sukcesem, zwłaszcza przy korzystaniu Weglot. Niemal natychmiast po uruchomieniu silnika treści pojawiają się na stronie w ciągu kilku minut. Jednak to właśnie w okresie bezpośrednio po uruchomieniu większość małych zespołów napotyka trudności.

Twoje treści będą się stale zmieniać (zwłaszcza jeśli dodasz nowe strony), co oznacza, że wnioski o weryfikację mogą się kumulować. Dlatego bez ustalonego procesu określającego, kto, za co i kiedy odpowiada, przetłumaczone strony mogą coraz bardziej odbiegać od treści źródłowych. Skutkiem tego jest wielojęzyczna obecność w sieci, która wygląda na niespójną i generuje więcej pracy, niż pozwala zaoszczędzić.

Chociaż Weglot odpowiednie funkcje, nadal potrzebna jest wiedza, jak stworzyć proces tłumaczenia strony internetowej, który zapewni spójność wizerunku marki we wszystkich językach. W tym wpisie przyjrzymy się bliżej, jak to zrobić!

Kluczowe wnioski

• Uruchomienie serwisu to najłatwiejsza część. Tłumaczenie oparte na sztucznej inteligencji pozwala w ciągu kilku minut przetłumaczyć pierwsze treści, ale to właśnie sprawny proces pracy pozwala utrzymać stałą jakość po uruchomieniu serwisu.
• Struktura zastępuje nadzór. Prawidłowo skonfigurowany słownik i model tłumaczenia oparty na sztucznej inteligencji automatycznie dbają o spójność, dzięki czemu Twój zespół nie musi ręcznie wychwytywać tych samych problemów terminologicznych w każdym cyklu weryfikacji.
• Role zapewniają odpowiedzialność. Poziomy uprawnień Weglot pozwalają przypisywać konkretne języki tak, aby każdy z nich miał wyznaczonego właściciela, a nie był pozostawiony temu, kto akurat ma na to czas.
• Nie wszystkie treści wiążą się z takim samym ryzykiem. Wielopoziomowe podejście do weryfikacji pozwala skupić uwagę zespołu na stronach, na których jakość tłumaczenia ma największy wpływ na wyniki biznesowe.
• Obsługa odbywa się w większości automatycznie. Weglot i tłumaczy nowe oraz zaktualizowane treści bez konieczności ręcznego uruchamiania procesu, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na przeglądaniu nowości, zamiast spędzać godziny na szukaniu zmian.

Które elementy systemu mogą ulec awarii bez jasno określonego przebiegu pracy?

Na początku prowadzenie wielojęzycznej strony internetowej często wydaje się łatwe do ogarnięcia. Zazwyczaj jest to jeden lub dwa języki, ograniczona ilość treści oraz kilku członków zespołu, którzy mogą sprawdzić gotowy materiał. Jednak w miarę rozwoju projektu problemy mogą się nawarstwiać i pojawiać się wszystkie naraz.

Bez ustalonego procesu nowe treści trafiają na listę tłumaczeń szybciej, niż zespół jest w stanie je przetworzyć. Ponieważ nie ma systemu priorytetów, wszystko wydaje się równie pilne, co oznacza, że najczęściej odwiedzane strony mogą nie zostać przetłumaczone w pierwszej kolejności.

Jeśli od samego początku nie ma glosariusza tłumaczeniowego, ta sama nazwa produktu lub fraza związana z marką może być tłumaczona na różne sposoby w zależności od zmian wprowadzanych przez członków zespołu oraz sposobu przetwarzania ciągów tekstowych. Jest to niespójność, która narasta na kilka sposobów:

• Odchylenia terminologiczne narastają, ponieważ w poszczególnych partiach treści każdy dokonuje innych wyborów dotyczących tych samych słów.
• Sposób wyrażania się marki traci spójność, gdy wezwania do działania (CTA), nazwy produktów i elementy określające styl wypowiedzi nie zostaną ustalone przed rozpoczęciem tłumaczenia.
• W trakcie cykli aktualizacji pomijane są przetłumaczone strony, gdy treść w języku źródłowym ulega zmianie, a nikt nie sprawdza (ani nie generuje ponownie) przetłumaczonych wersji.
• Brak jasnego podziału odpowiedzialności powoduje, że niektóre zadania pozostają zaniedbane, gdy każdy członek zespołu ma dostęp do pełnej listy tłumaczeń, ale nikt nie jest odpowiedzialny za konkretny język.

Ostatecznie przejście na wielojęzyczność bez żadnej konfiguracji oznacza pozostawienie nieokreślonych kwestii dotyczących marki na łasce przypadkowych decyzji, co w najlepszym razie prowadzi do błędnych wyborów. Natomiast ustrukturyzowany proces pracy uwzględnia kontekst już u źródła.

Trzy etapy sprawnego procesu tłumaczenia stron internetowych

Zanim przejdziemy do poszczególnych kroków, warto zrozumieć, do czego dążymy. Niezawodny proces tłumaczenia stron internetowych składa się z trzech odrębnych warstw. Jednak kolejność, w jakiej je skonfigurujemy, decyduje o tym, ile pracy ręcznej będą wymagały pozostałe warstwy.

• Tłumaczenie oparte na sztucznej inteligencji. Obejmuje to wstępną analizę witryny, generowanie tłumaczeń na wszystkie dodane przez Ciebie języki oraz ciągłe automatyczne wykrywanie i tłumaczenie nowych treści.
• Konfiguracja marki. Korzystając zarówno ze słownika, jak i modelu tłumaczenia opartego na sztucznej inteligencji, można zdefiniować stałe reguły, które mają wpływ na każde generowane tłumaczenie. Jest to etap często pomijany i jedna z głównych przyczyn, dla których gromadzą się zaległości w weryfikacji tłumaczeń.
• Sprawdzenie zespołowe. Obejmuje ono pracę współpracowników nad wynikami i dopracowywanie tekstów. Jest to również etap, na którym zajmuje się wszystkim, co rzeczywiście wymaga udziału native speakera lub profesjonalnego tłumacza. To, ile czasu to zajmie, zależy niemal wyłącznie od tego, jak dobrze skonfigurowano drugą warstwę.

Z naszych własnych danych wynika, że ponad czterech na pięciu użytkowników polega wyłącznie na tłumaczeniach generowanych przez sztuczną inteligencję, nie wprowadzając do nich żadnych poprawek. Biorąc pod uwagę, jak daleko można się posunąć, opierając się na tym poziomie wyjściowym, korzystanie z tłumaczenia generowanego przez sztuczną inteligencję jako pierwszego kroku ma sens.

Jak stworzyć proces tłumaczenia stron internetowych dla małego zespołu (w 4 krokach)

Zamiast zatrudniać kolejnych pracowników i borykać się z kosztami oraz kłopotami związanymi z przeszkoleniem ich zgodnie z Twoimi standardami, możesz osiągnąć wiele dzięki skoncentrowanemu i dopracowanemu procesowi pracy. Może się to wydawać nierealne, ale jest to możliwe, jeśli Weglot centrum działań wykorzystasz Weglot .

Przejdźmy przez poszczególne etapy, zaczynając od funkcji Weglot, a następnie przejdźmy do umiejętności związanych z pracą z ludźmi, które będą Ci potrzebne.

1. Skonfiguruj platformę przed uruchomieniem tłumaczeń

Gdy po raz pierwszy połączysz się z Weglot, kreator konfiguracji pomoże Ci określić nazwę projektu, platformę, języki oraz strukturę domeny.

Twój język źródłowy jest językiem głównym serwisu, natomiast języki docelowe to te, które dodajesz. Nie musisz od razu angażować się na wszystkich rynkach, ponieważ w dowolnym momencie możesz dodać kolejne języki bezpośrednio w Weglot.

Dostępnych jest kilka ekranów, które pomogą Ci tworzyć dokładniejsze tłumaczenia. Na przykład ekran „Pulpit nawigacyjny > Słownik ” pozwala dodawać terminy, które muszą być spójne we wszystkich tłumaczeniach:

• Nazwy marek i produktów, których nigdy nie należy tłumaczyć.
• Wezwania do działania (CTA) i frazy marketingowe, dla których istnieje zatwierdzony odpowiednik w języku docelowym.
• Terminy branżowe, z którymi sztuczna inteligencja nie radzi sobie bez wyraźnych instrukcji.

Dla każdego wpisu należy ustawić jedną z dwóch reguł (które mają również moc wsteczną): zawsze tłumaczyć przy użyciu zatwierdzonego odpowiednika lub nigdy nie tłumaczyć.

Niektórych treści nie należy w ogóle tłumaczyć, np. informacji wymaganych przepisami prawa lub danych przesyłanych na żywo z systemów stron trzecich. W sekcji Ustawienia > Wyłączenia tłumaczenia można je wykluczyć z procesu tłumaczenia:

• Całe strony według adresu URL.
• Sekcje treści według selektorów CSS.
• Określone fragmenty tekstu, których nie wolno w żadnym wypadku zmieniać.

Wprowadzenie tych rozwiązań już teraz oznacza, że w przyszłości nie będziesz musiał ręcznie poprawiać tych samych terminów w kolejnych partiach nowych treści. W ankiecie DeepL dotyczącej lokalizacji wspomniano, że ponad 80 procent użytkowników wyraziło obawy dotyczące dokładnego tłumaczenia terminów branżowych. Słownik terminów jest najbardziej bezpośrednim rozwiązaniem tego problemu, ale Weglot w rękawie jeszcze jedną sztuczkę.

Skonfiguruj model tłumaczenia oparty na sztucznej inteligencji

Model tłumaczenia oparty na sztucznej inteligencji stanowi warstwę dostosowującą treść do wizerunku marki Weglot. Podczas gdy standardowe tłumaczenie oparte na sztucznej inteligencji zapewnia dokładne przetłumaczenie tekstu, model tłumaczenia dostosowuje jego styl, dobór terminologii i ton zgodnie z określonymi przez użytkownika wytycznymi.

Aby z niego skorzystać, przejdź do sekcji „Ustawienia” > „Model językowy” i skonfiguruj go, podając tam kilka informacji:

• Opis marki oraz profil grupy docelowej.
• Wytyczne dotyczące stylu wypowiedzi (formalny, nieformalny, konwersacyjny, techniczny).
• Wskazówki dotyczące poszczególnych języków, np. „w języku niemieckim należy stosować styl nieformalny, a w języku francuskim – formalny”.
• Czy należy przenieść istniejące reguły słownika i ręczne zmiany do modelu.

Model opiera się na zasadach i instrukcjach zawartych w słowniku, dzięki czemu od samego początku dysponuje odpowiednim kontekstem. Po uruchomieniu każdy przetworzony przez niego ciąg znaków otrzymuje etykietę GenAI na liście tłumaczeń, którą można łatwo filtrować i przeglądać.

Naszym zdaniem skonfigurowanie modelu tłumaczeniowego przed utworzeniem pozostałych etapów procesu tłumaczenia oznacza, że ciągi tekstowe, które otrzymuje Państwa zespół, są już dostosowane do stylu komunikacji Państwa marki.

2. Określ role i zaproś członków zespołu

Większość zespołów rozpoczyna projekt tłumaczeniowy, przyznając wszystkim członkom taki sam poziom dostępu do pulpitu nawigacyjnego. Na początku może się to wydawać elastycznym rozwiązaniem, ale gdy każdy może edytować wszystko, zanika poczucie odpowiedzialności.

Na przykład, jeśli termin związany z marką jest używany w sposób niespójny lub wezwanie do działania (CTA) nie pasuje do zamierzonego tonu, nie jest jasne, kto wprowadził tę zmianę i czy powinna ona pozostać. Wynikająca z tego „gra w obwinianie” nie jest efektywna!

Dotyczy to również przyznawania tłumaczowi freelancerowi lub dwujęzycznemu współpracownikowi pełnego dostępu do konta, ponieważ wiąże się to z większym ryzykiem niż wymaga tego dana relacja.

Trzy poziomy uprawnień Weglot pozwalają zapobiegać tego typu problemom, zanim jeszcze się pojawią:

• Tłumacze mogą edytować tłumaczenia, stosować model tłumaczeniowy oraz zamawiać profesjonalne tłumaczenia. Jest to odpowiednia rola dla dwujęzycznego współpracownika, tłumacza freelancer lub recenzenta językowego zatrudnionego na potrzeby konkretnego rynku.
• Kierownicy mają takie same uprawnienia do edycji jak tłumacze, a dodatkowo mogą dodawać nowe języki docelowe, zarządzać członkami zespołu oraz dostosowywać ustawienia projektu. Funkcję tę należy przyznać osobie odpowiedzialnej za cały projekt tłumaczeniowy.
• Użytkownicy mają wgląd we wszystkie tłumaczenia w projekcie, ale nie mogą wprowadzać zmian. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku osób zainteresowanych, które chcą śledzić stan tłumaczeń, ale nie potrzebują uprawnień do edycji.

Aby dodać członka zespołu, przejdź do sekcji Ustawienia > Członkowie projektu i zaproś go za pomocą wiadomości e-mail. Osoba ta uzyska dostęp natychmiast po zaakceptowaniu zaproszenia.

Ekran Weglot ” przedstawiający listę członków projektu wraz z opcją dodania członka zespołu za pomocą adresu e-mail.

Liczba członków, których można dodać, zależy od posiadanego planu premium. W przypadku małego zespołu najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest przypisanie jednej osoby lub agencji na każdy język docelowy jako tłumacza. Dzięki temu, że odpowiedzialność spoczywa na jednej osobie, każda wersja językowa ma wyznaczonego właściciela.

3. Stwórz ustrukturyzowany proces przeglądu

Lista Weglot zawierająca panel filtrów z opcjami dotyczącymi poziomu jakości, etykiety GenAI, typu i innymi.

Nie wszystkie treści wiążą się z takim samym ryzykiem związanym z tłumaczeniem. Nagłówek na stronie głównej i archiwalny wpis na blogu to dwie zupełnie różne sprawy, jeśli chodzi o konsekwencje ewentualnego niepowodzenia tłumaczenia.

Podejście wielopoziomowe pozwala skoncentrować wysiłki zespołu na tym, co ma największe znaczenie:

• Strona główna oraz kluczowe strony docelowe wymagają pełnej weryfikacji przez tłumacza. To właśnie w tych fragmentach jakość językowa kształtuje pierwsze wrażenie i decyduje o tym, czy odwiedzający pozostanie na stronie. Właśnie tutaj ujawnią się wszelkie rozbieżności między tłumaczeniem spełniającym wymagania funkcjonalne a komunikacją zgodną z wizerunkiem marki.
• Opisy produktów i teksty marketingowe mają znaczenie komercyjne, którego podstawowy model sztucznej inteligencji może nie w pełni uchwycić, zwłaszcza w przypadku marek, w których rozróżnienie między funkcjonalnością a korzyściami stanowi część ich tożsamości komunikacyjnej.
• Treści pomocnicze, takie jak wpisy na blogu i strony z często zadawanymi pytaniami, można zazwyczaj przetwarzać przy użyciu podstawowego modelu AI, poddając je wybiórczej weryfikacji. Słownik terminologiczny i model tłumaczeniowy zapewnią spójność terminologii i stylu, dzięki czemu weryfikacja polega raczej na wychwyceniu odstępstw niż na przepisywaniu tekstu od podstaw.
• Strony o charakterze prawnym oraz treści podlegające regulacjom powinny zostać poddane profesjonalnemu tłumaczeniu, które można zamówić bezpośrednio z Weglot .

Najprawdopodobniej większość czasu poświęconego na weryfikację spędzisz, korzystając z filtrów na liście tłumaczeń. W zależności od aktualnego zadania możesz filtrować wyniki według następujących kryteriów:

• Adres URL umożliwiający przejście do konkretnej strony.
• Etykieta GenAI służąca do przetwarzania wyników modelu tłumaczeniowego w ramach dedykowanego etapu.
• Automatyczny tag jakości służący do oznaczania wszystkich tłumaczeń wykonanych przez sztuczną inteligencję, które nie zostały jeszcze sprawdzone przez człowieka.
• Data utworzenia, aby najpierw wyświetlić najnowsze ciągi znaków.

W przypadku treści, w których układ ma znaczenie, należy użyć Visual Editor udostępnia podgląd strony na żywo obok interfejsu edycji.

Języki, w których ciągi znaków są dłuższe niż w języku angielskim (najczęstszym przykładem jest niemiecki), mogą powodować, że przetłumaczony tekst wykracza poza granice przewidzianej dla niego przestrzeni. Visual Editor wykryć i naprawić te problemy, zanim zobaczą je odwiedzający.

Przypisywanie tłumaczeń członkom zespołu

Zamiast korzystać z jednej wspólnej kolejki, możesz przypisać konkretne ciągi tekstowe do osoby odpowiedzialnej za dany język. Na liście tłumaczeń zaznacz jeden lub więcej ciągów tekstowych, kliknij trzy kropki u dołu strony i wybierz opcję „Przypisz do”:

Lista tłumaczeń zawierająca wybrane ciągi znaków oraz menu z opcją „Przypisz do”.

Wyznaczony członek zespołu otrzyma powiadomienie e-mailowe i będzie mógł uzyskać dostęp do kolejki, filtrując listę tłumaczeń według swojego nazwiska.

„Korzystamy z tłumaczeń opartych na sztucznej inteligencji w 37 językach, a nasz międzynarodowy zespół w razie potrzeby szybko wprowadza poprawki. To zmieniło nasz sposób pracy i bardzo nam się to podoba!”
– Eric Espinoza, IBM

Funkcja ta jest dostępna w planach Pro i wyższych. W przypadku innych planów nadal można jasno rozdzielić obowiązki, udostępniając przefiltrowane widoki listy tłumaczeń. Filtrowanie według par językowych pozwala każdej osobie uzyskać spersonalizowaną kolejkę zadań bez konieczności formalnego przydzielania zadań.

4. Ustalanie cyklu konserwacji

Zaletą tworzenia procesu w Weglot to, że nie musisz martwić się o bieżącą konserwację. Gdy aktualizujesz istniejącą treść lub publikujesz coś nowego, Weglot automatycznie Weglot tę zmianę, generuje nowe tłumaczenie oparte na sztucznej inteligencji i aktualizuje listę tłumaczeń.

{{quote-image-banner}}

W przypadku większości małych zespołów rytm spotkań odbywających się dwa razy w tygodniu wystarcza do realizacji podstawowych zadań:

• Posortuj listę tłumaczeń według daty utworzenia, aby wyświetlić ciągi znaków wygenerowane od ostatniej sesji.
• Przejrzyj przydzielone kolejki i zajmij się wszystkimi sprawami, które wciąż czekają na rozpatrzenie.
• W razie pojawienia się nowych terminów zajrzyj do słownika. Pamiętaj, że zasady dodane z mocą wsteczną mają zastosowanie do wszystkich istniejących ciągów znaków.
• Zamów profesjonalne tłumaczenia wszystkich stron przed wprowadzeniem poważnej aktualizacji lub rozpoczęciem kampanii.

Możesz złożyć zamówienie z listy tłumaczeń, ze strony z adresami URL lub bezpośrednio z Visual Editor.

Włączenie zleceń do kalendarza produkcji treści pozwala uniknąć sytuacji, w której czas realizacji staje się przeszkodą w ostatniej chwili, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że tłumaczenia są oznaczone i udostępniane w ciągu 48–72 godzin.

Proces, który przejmuje najtrudniejsze zadania, oparty na Weglot

Logika tego procesu polega na tym, że większość prac związanych z zapewnieniem spójności odbywa się jeszcze przed otwarciem listy tłumaczeń przez zespół. Dobrze skonfigurowany glosariusz i model tłumaczenia oparty na sztucznej inteligencji sprawiają, że ciągi tekstowe przekazywane do weryfikacji są już dostosowane do terminologii i stylu Twojej marki. Dzięki temu proces weryfikacji przebiega szybciej, a prawdopodobieństwo powtarzających się poprawek jest mniejsze.

Proces obejmujący stworzenie podstaw, przydzielenie ról, wdrożenie wielopoziomowego systemu weryfikacji oraz regularną konserwację stanowi o różnicy między witryną wielojęzyczną, która traci spójność, a taką, która zachowuje ją pomimo rosnącej ilości treści.

Jeśli chcesz wdrożyć usystematyzowany proces zamiast zarządzać tłumaczeniami w sposób doraźny, możesz rozpocząć 14-dniowy bezpłatny Weglot bez konieczności podawania danych karty kredytowej.