3 conseils pour créer une rencontre WordPress virtuelle

En cette période sans précédent où nous continuons à rester et à travailler à la maison autant que possible, nous pensons qu'il est toujours d'une importance vitale de continuer à travailler avec les nombreux événements communautaires auxquels nous avons eu l'honneur de participer et de soutenir au cours des dernières années. 

Et, bien qu'il ne soit plus possible de se rencontrer en personne, nous avons été vraiment impressionnés par le nombre de rencontres WordPress qui ont été remplacées par des événements virtuels, contribuant ainsi à poursuivre le partage d'informations, de connaissances et d'idées. Il n'a jamais été aussi important de poursuivre dans cette voie, surtout à l'heure où le monde peut sembler si déconnecté. 

Les prochains mois sont incertains pour de nombreuses entreprises dans le monde, mais une chose est sûre : le maintien de liens personnels et d'interactions au sein des communautés dans lesquelles nous travaillons restera une ressource précieuse pour beaucoup. 

Que vous soyez un travailleur solo, un freelance ou que vous fassiez partie d'une agence, le travail que les différents leaders de la communauté WordPress font pour maintenir les meetups est ce qui rend cette communauté si étonnante ! Jetons donc un coup d'œil à quelques conseils donnés par un certain nombre d'organisateurs de meetups WordPress sur la façon dont ils font fonctionner leurs événements - même si c'est d'une manière différente. 

Maintenir l'interaction avec la communauté 

Ce n'est pas parce que l'événement est virtuel que les questions, les commentaires et le partage d'informations doivent s'arrêter ! 

Mais lors d'un appel vidéo, comment faire pour que cela continue ?  

Mariano Pérez, de la communauté WordPress Sevilla, suggère d'incorporer une fonction de chat ou de commentaires dans la vidéo. Ensuite, pourquoi ne pas désigner une personne chargée de signaler les questions et d'y répondre tout au long de la réunion virtuelle. 

Flavia Bernárdez , de la communauté WordPress Alicante, suggère que cela va plus loin que le simple fait de maintenir l'engagement, car elle pense que cela permet également de détendre les orateurs afin qu'ils puissent rester concentrés sur leur présentation. 

Si vous n'êtes pas en mesure d'avoir quelqu'un pour répondre aux commentaires, vous pouvez alors établir un ordre du jour clair et des règles pour les participants en ligne, comme l'utilisation de la fonction "lever la main" pour poser une question (pour ceux qui utilisent Zoom). C'est l'un des conseils utiles d'Ivan So ( communautéWordPress deHong Kong ). 

Ou pourquoi ne pas faire le tour de la "salle" virtuelle et permettre à chacun de poser des questions, suggère Anchen Le Roux de la communauté WordPress Pretoria. Anchen encourage également la distribution de prix virtuels pour rendre l'expérience en ligne plus amusante. 

Ce qui est clair, c'est que l'utilisation d'un logiciel de réunion tel que Zoom a été considérée comme la meilleure solution pour garder les choses interactives et intéressantes par nos organisateurs de rencontres WordPress. 

Les webinaires et les logiciels de diffusion en continu peuvent souvent conduire à un manque d'interaction - en outre, comme le mentionne Anchen, il existe de nombreuses informations sous forme de vidéos et d'enregistrements de webinaires - les rencontres WordPress apportent une valeur différente, en mettant les gens en contact. 

Et que dire de la planification d'événements supplémentaires tels que des cliniques de site, ce qui est exactement ce qu'Alex Sirota , de la communauté WordPress Toronto, est en train de planifier. Cela donne aux membres de la communauté la possibilité de résoudre certains problèmes de leur site WordPress avec d'autres développeurs ou de relever un défi auquel quelqu'un est confronté, ensemble, en tant que groupe. 

Conserver la cohérence  

Une chose est sûre : ce n'est pas parce qu'il s'agit d'un événement virtuel que vous ne devez pas le gérer de la même manière qu'un événement en personne. Ivan suggère de se connecter 5 à 10 minutes avant l'événement pour chauffer les orateurs et s'assurer que tous les aspects techniques se déroulent aussi bien que possible. 

Flavia partage cet avis et teste l'environnement en ligne la veille avec tous les orateurs. Ne vous inquiétez pas si, le jour J, quelque chose ne va pas - il est probable que les vitesses d'Internet varient, alors gardez votre calme !  

La cohérence n'est pas seulement nécessaire dans le déroulement de l'événement - comme le conseille Jose Freitas de la communauté WordPress Porto - l'aspect promotionnel est tout aussi important. La communication est essentielle et le fait de faire savoir à votre communauté que les événements se poursuivront, mais d'une manière différente, permettra à votre communauté de fonctionner jusqu'à ce que les choses reviennent à la normale. 

José suggère également de conserver le même jour et la même heure que pour l'événement original, afin de maintenir la cohérence et de s'assurer que les personnes qui ont marqué leur agenda pour l'événement physique pourront toujours assister à l'événement virtuel. 

Élargissez votre communauté 

Un dernier conseil de certains de nos organisateurs de meetups WordPress est de penser à la façon dont vous pouvez étendre votre portée lorsque vous organisez un événement virtuel. Maintenant que votre meetup est en ligne, cela signifie que plus de personnes ont la possibilité de s'impliquer (plus de personnes égale plus de partage de connaissances) ! 

José fait remarquer que votre réunion en ligne n'a pas besoin d'être limitée à votre ville - d'autres membres de la communauté WordPress de votre pays (ou même plus loin - si la langue le permet !) peuvent y participer, puisqu'il n'y a pas de distance physique à parcourir. Mais attention au fournisseur de réunions en ligne que vous utilisez, mentionne José, car il est souvent limité à un certain nombre de places. 

Il est tout d'abord important de veiller à ce que votre communauté puisse participer à l'événement. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas partager le contenu plus tard. C'est exactement ce que suggère Ivan. Enregistrez la rencontre et partagez-la avec les personnes qui ne peuvent pas assister à l'événement virtuel, ou même partagez-la plus largement pour aider d'autres communautés WordPress. 

Quelle est la prochaine étape ? 

Des dizaines de meetups WordPress sont en ligne pour maintenir la communauté active et engagée en ces temps difficiles. Nous espérons que certains des organisateurs de rencontres WordPress avec lesquels nous nous sommes entretenus vous ont donné quelques bons conseils pour démarrer votre rencontre virtuelle. 

Récapitulons rapidement :

• Veillez à ce que votre événement en ligne soit aussi interactif que l'événement en personne que vous aviez prévu. Que vous désigniez un modérateur en ligne ou que vous établissiez une règle pour poser des questions, vous pouvez garder les choses personnelles même si vous n'êtes pas dans la même pièce. 
• Restez cohérent. Testez votre environnement en ligne et essayez de respecter la date et l'heure que vous aviez prévues pour votre événement en personne. 
• Augmentez votre portée. Un événement en ligne est une excellente occasion d'élargir la portée de votre communauté, d'ajouter de nouveaux membres ou d'obtenir la contribution de personnes d'une autre ville ou d'un autre pays. 

Nous sommes impatients de voir d'autres rencontres WordPress prendre un tout nouveau format dans les mois à venir.