Det är officiellt: Weglot antar 4-dagars arbetsvecka!

Det har skett en hel del förändringar i hur människor arbetar under de senaste åren.

Till att börja med tvingade 2020 företagen att ta reda på hur de skulle kunna vara produktiva när de anställda stannade hemma. Och distansarbete - som en gång var en dröm för många - blev den nya normen.

Detta öppnade upp för nya sätt att tänka: framför allt hur man kan revolutionera arbetsrytmen för att skapa bättre förutsättningar för medarbetarna.

På Weglot har vår högsta prioritet (vid sidan av våra kunder och produkter, naturligtvis) alltid varit vårt team. Vi har själva sett kopplingen mellan ett entusiastiskt team och en kraftfullare produkt. Så när det var möjligt ville vi ge våra anställda den tid och flexibilitet de behövde för att fortsätta utvecklas i sina yrkesliv samtidigt som de var fullt närvarande i sina privatliv.

Vårt mål är trots allt att erbjuda en stimulerande miljö där varje medlem känner sig fulländad i sin roll och uppmuntras att utforska sin potential. Vi tror att arbetsglädje spelar en stor roll i teamets privatliv, och vi vill säkerställa det genom att ge teamet vad de behöver för att växa.

Drivet av våra medgrundare Rémy Berda och Augustin Prot och deras ambition att göra Weglot till en plats som sätter teamets välbefinnande i centrum, började diskussionen om att anta en 4-dagars arbetsvecka redan i slutet av 2022.

Och, spoilervarning, diskussionen blev verklighet. Hej, 4-dagars arbetsvecka!

Så låt oss ta en intern titt på hur vi gjorde det, vad vi lärde oss och varför vi nu kan säga att vårt team är mer engagerat än någonsin.  

Varför bestämde vi oss för att pröva 4-dagars arbetsvecka?

Att minska arbetsveckan från 5 till 4 dagar var ett radikalt förslag, men våra medgrundare, vårt team och våra intressenter ansåg att det skulle gynna företaget som helhet.

Men det här var naturligtvis inte ett beslut som kunde tas lättvindigt. Men med Weglotsnabba tillväxt och finansiella stabilitet kom möjligheten att möjliggöra en bättre balans mellan arbete och fritid och i slutändan förbättra teamets välbefinnande.

Vi vill att vårt team ska vara lyckligt och tillfredsställt, och vi vet att arbetet inte alltid är en del av det. Men vi gör vårt allra bästa: vi älskar att fira våra milstolpar genom sammankomster efter jobbet, teamluncher, årliga seminarier på annan ort och teambuilding varje kvartal med allt från lasertag till båtturer.

På Weglot är det trots allt människor som visar vägen, och vi vill att teamet ska ha en bra balans mellan sina personliga och professionella åtaganden.

I takt med att vårt team har vuxit - vi är nu över 50 medlemmar - uppdaterar vi ständigt våra policyer för att säkerställa att de fungerar för alla. Och feedback är en viktig del av detta.

Alla har en röst och vi uppmuntrar alltid alla att ställa frågor, komma med nya idéer och berätta vad de tycker om en process. Nyfikenhet och ambition är en del av våra kärnvärden i slutet av dagen!

Så därför var det viktigt att hela Weglot var överens om en potentiell 4-dagars arbetsvecka och att vi fick deras godkännande innan försöket inleddes.

Naturligtvis var det ett enhälligt ja från alla!

Hur vi förberedde oss för att genomföra försöket med 4-dagars arbetsvecka

Det första steget var att hämta inspiration och lärdomar från andra företag som framgångsrikt hade infört en 4-dagars arbetsvecka.

Rémy, Augustin och jag (som People Team Lead) gick igenom ett stort antal resurser (jag har sammanställt dem här, alla på franska) som kunde stödja hur vi skulle utforma vår arbetsrytm.

Det är också viktigt att specificera vilken typ av 4-dagars arbetsvecka vi experimenterade med. För att återgå till varför vi startade det här experimentet från första början - en bättre balans mellan arbete och privatliv - var målet att ha en arbetsvecka som bestod av 4 dagar, inte att klämma in 5-dagars arbetsvecka på 4 dagar.

Vi ville inte att teamet skulle behöva arbeta längre för att kompensera för den lediga dagen.

Men det innebar att teamet måste arbeta smartare och mer effektivt för att kunna dra full nytta av experimentet.

Naturligtvis fanns det utmaningar som vi ville ta itu med innan vi startade experimentet. Framför allt hur vi skulle kunna upprätthålla samma nivå av 5-stjärnig teknisk support för våra kunder.

4-dagarsveckan var en stor intern förändring, men det var också en förändring som definitivt inte märktes externt.

Vi är stolta över det reaktiva stöd som vi ger våra kunder. Som det största teamet i företaget insåg vi snabbt att vi inte kunde vara lediga samma veckodag.

Detta ledde till att vi erbjöd onsdag eller fredag som ledig dag. Genom att växla mellan de två dagarna varje kvartal säkerställde vi att det alltid fanns teammedlemmar som hade koll på läget, samtidigt som andra kunde koppla bort allt och verkligen njuta av sin lediga tid.

Det är också viktigt att notera att medgrundarna Rémy och Augustin var mycket tydliga med att vi skulle anställa nya medarbetare om vi kände att det fanns ett behov.

Testperiod för 4-dagars arbetsvecka

När 4-dagars arbetsvecka hade godkänts började vi lägga grunden för att försöket skulle lyckas: vi minskade antalet möten och gjorde dem mer effektiva, optimerade den tid som tillbringades i möten, införde nya kommunikationsregler för att säkerställa att alla kunde vara ostörda på sin lediga dag, med mera.

För att säkerställa att vi gjorde rätt skickade vi ut ett frågeformulär varannan vecka. Det informerade oss om förändringar i vårt teams välbefinnande, säkerställde att teamet hade rätt arbetsbelastning och gjorde det möjligt för oss att mäta hur nöjda de var med den nya rytmen.

Vi delade också upp testperioden i 2, med tester under Q4 2023 och Q1 2024. Detta gav oss flexibilitet att bedöma och justera aspekter av försöket vid behov.

Det handlar bland annat om att omorganisera arbetsuppgifter, anställa fler teammedlemmar och införa nya processer. I kodgranskningsprocessen krävdes till exempel två personer för att verifiera och validera den innan en ny funktion distribuerades. Men nu räcker det med en person för att göra jobbet om det inträffar på en ledig dag.

I slutet av december förlängde vi experimentet med ytterligare 3 månader för att se hur testet skulle se ut med våra lärdomar tillämpade.

Vad var det som förändrades? Från januari till mars ändrade två tredjedelar av teamet sina lediga dagar. Och vissa människor kände av förändringarna mer än andra.

Men även om teamet som helhet stod inför många utmaningar, uppvägde fördelarna med att ha en extra ledig dag lätt dessa.

Vi frågade teamet vad deras lediga dag gav dem möjlighet att göra som inte var möjligt tidigare. Här är vad de sa:

• Testa lunchmenyerna på restaurangerna, som ofta är dubbelt så billiga som kvällsmenyerna
• Tillbringa mer tid med sina vänner och sin familj, särskilt för föräldrarna, eftersom små barn i Frankrike inte går i skolan på onsdagar.
• Börja rida och spela tennis
• Hjälpa sina partners i deras yrkesliv, till exempel genom att skapa en webbplats för partnerns målerirestaureringsföretag
• Volontäruppdrag som att undervisa i engelska, tillaga och distribuera varma måltider i ett soppkök, städa upp skräp från marken
• Ha mer tid för medicinska och administrativa möten

Å andra sidan fanns det, som väntat, vissa utmaningar, bland annat:

• Testperioden sammanföll med en exceptionell tid på Weglot: vi välkomnade 6 barn inom 3 månader, vilket uppgick till totalt 11 år 2023.
• Vi migrerade vårt CDN (Content Delivery Network), vilket genererade fler förfrågningar än vanligt till vår tekniska support.
• Att ha onsdag som ledig dag. För vissa team, i synnerhet inom försäljning och marknadsföring, krävdes det en anpassning för att arbeta med denna rytm. Att dela upp arbetsveckan på två störde diskussionsflödet för teammedlemmarna och gjorde att det tog längre tid att skriva under.
• Hur teamet hanterade sin tid. Om något oväntat inträffar en dag blir det ännu mindre tid över för de återstående tre dagarna för att ta igen det som har försenats.

Men utmaningarna - både oväntade och förutsedda - visade oss att det aldrig finns någon perfekt tidpunkt för att testa viktiga förändringar i företaget. Men framgången med experimentet visade också att vi kunde ta oss igenom dem tillsammans.

Antagande av 4-dagars arbetsvecka

Oavsett de naturliga utmaningar som uppstod på vägen var 100% av teamet nöjda med den nya 4-dagars arbetsrytmen och sa att den drastiskt förbättrade balansen mellan arbete och fritid. Mer egentid gjorde att teamet kunde börja arbetsveckan i bättre form och de kunde vara mer effektiva och kreativa.

Vi lärde oss också att omfördela arbetsbördan. I början, när alla fortfarande höll på att komma in i arbetet, var det fler utmaningar att hantera. Allteftersom vi gick vidare med rättegången lärde vi oss att anpassa oss så att det kändes mer lämpligt och genomförbart.

Efter 6 månaders experiment kan vi med säkerhet säga att teamets välbefinnande har förbättrats. På frågan "Hur mår du?" i början av experimentet svarade 82% "mycket bra" och 18% "bra". 6 månader senare var det 92% som svarade "mycket bra" på samma fråga.

Trots att vi har ett team med olika nationaliteter, åldrar och livsstilar var fördelarna med den nya rytmen tydliga och synliga.

Slutsats

Under tre år i rad har vi haft en kvarhållningsgrad på 100% efter att våra anställda framgångsrikt har avslutat sin provanställning. Och vi tror att införandet av 4-dagars arbetsvecka kommer att hjälpa oss att bibehålla detta.

Naturligtvis är anpassningen till 4-dagars arbetsvecka fortfarande en process under utveckling, och det finns ingen magisk lösning för att få saker och ting att fungera från dag 1. Men med rätt attityd från teamet och intressenterna kan vi med säkerhet säga att vi har fått det att fungera för oss.

VD och medgrundare Augustin sa om experimentet: "Om du hade sagt till mig för 10 år sedan att jag en dag skulle testa en 4-dagars arbetsvecka, skulle jag förmodligen ha rullat ögonen på dig. Men att bara testa det i 6 månader på Weglot har redan gett så positiva resultat att det enda valet framåt var att införa det permanent."

Så där har ni det: det är officiellt, vi gjorde det! En 4-dagars arbetsvecka har nu införts permanent. En förändring som bara har varit möjlig tack vare insatserna från hela teamet och det fortsatta stödet från våra medgrundare.

Vi är stolta över att vara en del av hundratals andra företag som framgångsrikt har infört detta i sin företagskultur!